Giới thiệu về các kiểu dữ liệu mẫu thường sử dụng trong Excel

Trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về các kiểu dữ liệu hay loại dữ liệu chính trong Excel. Đặc điểm trong Excel là có 3 loại dữ liệu chính gồm: Chuỗi (Text), Số (Number), Ngày/Tháng (Date/Time). Mỗi một dạng dữ liệu sẽ có những điểm khác nhau và cách sử dụng khác nhau. Vậy chúng khác nhau thế nào? Làm sao để sử dụng dữ liệu Excel đúng cách? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này cùng Gitiho.

Dữ liệu Excel dạng Text

Đối với dữ liệu dạng Text, chúng ta cứ hiểu là chỉ cần bất cứ ký tự, chữ cái nào hoặc ký tự đại diện cho Text nào mà nằm trong đoạn ký tự thì đều được gọi là dữ liệu dạng Text, kể cả nó có bắt đầu bằng một con số mà bên trong chứa ký tự Text thì vẫn là Text. Ngoài ra dữ liệu Excel dạng Text thì sẽ không thể tính toán được.

Cuối cùng là cách sắp xếp dữ liệu Excel dạng Text là thứ tự từ A đến Z và nếu bắt đầu bằng một con số thì có thể đi từ nhỏ đến lớn rồi xét tiếp từ A đến Z

Bạn đang đọc: Giới thiệu về các kiểu dữ liệu mẫu thường sử dụng trong Excel

Chúng ta có bảng tính ví dụ như sau : Với dữ liệu dạng Text sẽ có mục Họ Tên, ngay cả khi tất cả chúng ta điền một số lượng bất kể vào ô mà nội dung ô đó là chữ thì Excel vẫn tính là dữ liệu dạng Text. Minh chứng là dữ liệu dạng Text sẽ được lùi sát về phía trái của ô tính .

Xem thêm: Hướng dẫn cách sửa lỗi dữ liệu ngày tháng trong Excel

Dữ liệu Excel dạng số (Number)

Tổng quan về dữ liệu dạng số trong Excel

Dữ liệu Excel dạng số sẽ có đặc điểm đó là chỉ chứa các con số và không được phép lẫn vào ký tự Text. Tiếp theo, dữ liệu Excel dạng số có thêm các thành phần liên quan tới phần thập phân (Decimal Places) và phần nghìn (Use 1000 separator). Cùng với đó dữ liệu dạng số còn liên quan đến cả ký hiệu tiền tệ (Symbol). Tóm gọn lại thì dữ liệu dạng số sẽ bao gồm các ký tự liên quan đến ngăn cách phần thập phân, phần nghìn và ký hiệu tiền tệ. Những ký tự đó khi nằm cạnh dữ liệu dạng số thì vẫn là dữ liệu dạng số

Dữ liệu dạng số cũng có những cách định dạng cơ bản như

Number: Số thường

Accounting: Số trong kế toán (VD: Số âm được đóng trong dấu ngoặc đơn)

Currency: Tiền tệ

Percentage: Phần trăm

Lưu ý: Đặc điểm của dữ liệu Excel dạng số là khi bạn nhập xong thì nó sẽ được đặt sát lề phải trong ô và khi sắp xếp thì tự động xếp theo từ nhỏ tới lớn theo giá trị con số

Thực hành dữ liệu Excel dạng số

Ví dụ, cùng bảng tính như trên, Gitiho sẽ điền số lượng là 50.000.000 ( 50 triệu ) thì khi nhấn Enter thì số lượng được hiển thị trong ô là 5E + 07

Nhưng khi lan rộng ra vùng ô ra thì số lượng được tự động hóa chuyển về dạng nguyên gốc 50 triệu .

Và khi đổi khác định dạng cho số lượng này dưới dạng Number và có sử dụng dấu phân làn phần nghìn và không có phần thập phân thì số lượng trông cũng sẽ khác đi .

Hoặc nếu như sử dụng thêm ký hiệu tiền tệ vào thì sẽ có dấu của ký hiện tiền tệ đó đứng trước số lượng .

Xem thêm: Cách tách ngày tháng trong Excel thành các cột khác nhau cực nhanh

Dữ liệu Excel dạng Ngày, giờ (Date, Time)

Tổng quan về dữ liệu Excel dạng Ngày, giờ

Đặc điểm của loại dữ liệu Excel này là dữ liệu dạng số bởi khi chúng ta nhập dữ liệu ngày tháng, thời gian theo dạng Ngày/Tháng/Năm thì Excel tự động nhận dạng được loại dữ liệu này và hiển thị chính xác.

Xem thêm: 5 dấu hiệu thai phát triển tốt và 10 dấu hiệu thai yếu bạn cần biết

Tuy nhiên khi đưa về định dạng General thì dữ liệu này lập tức chuyển thành một số lượng chứ không còn ngăn cách bằng các dấu gạch ngang nữa. Do đó, đặc thù của dữ liệu thời hạn là những số lượng, số lượng này lại được quy ước cho những ngày đơn cử. Và khi định dạng những số lượng này dưới dạng thời hạn thì nó mới hiển thị đúng Ngày / Tháng / Năm, nếu không thì nó vẫn chỉ là một số lượng thông thường .

Xem thêm: CÁCH TẠO HÀM TỰ NHẢY NGÀY THÁNG TRONG EXCEL

Những ký tự xuất hiện trong dữ liệu Ngày, Giờ trong Excel

Do đó tất cả chúng ta có những định dạng riêng về ngày tháng, thời hạn cũng như có các ký tự đặc biệt quan trọng để đại diện thay mặt cho thời hạn đó .

d: Ký tự biểu diễn ngày

m: Ký tự biểu diễn tháng (Trong chuỗi ngày)

y: Ký tự biểu diễn năm

h: Ký tự biểu diễn giờ

m: Ký tự biểu diễn phút (Trong chuỗi giờ)

s: Ký tự biểu diễn ngày

Khi đã hiểu được những ký tự này mang ý nghĩa gì thì tất cả chúng ta mới thiết lập định dạng theo ý muốn được. Trong chuỗi thời hạn thì ta cũng hoàn toàn có thể sử dụng các dấu ngăn cách ngày, tháng, năm tùy theo thiết lập trong máy tính của bạn .Với dạng giờ, phút, giây thì hay có dấu ” : ” để ngăn cách ký tự thời hạn đó .

Ngoài ra, khi nhập dữ liệu dạng thời hạn trên Excel ta có những điểm cần chăm sóc như sau : Khi nhập dữ liệu, Excel sẽ tự động hóa nhận dạng dữ liệu đó có phải thời hạn hay không. Nếu đúng thì nó sẽ hiển thị dưới dạng Ngày / Tháng / Năm .Chẳng hạn ta gõ 04/6 rồi nhấn Enter thì tự động hóa được Excel hiểu rằng Ngày 4 tháng Sáu, thì đó là công dụng tự động hóa nhận diện dạng dữ liệu của Excel .

Ta hoàn toàn có thể viết dưới dạng ” 4/6 ” hoặc ” 4-6 ” đều được hiểu là nhập dữ liệu thời hạn

Cũng giống như dữ liệu dạng số, dữ liệu ngày tháng cũng được đặt ở lề phía tay phải của ô tính và chỉ khi định dạng dưới dạng ngày tháng thì nó mới hiển thị đủ Ngày / Tháng / Năm

Như vậy, dữ liệu dạng số và ngày tháng gần như là giống nhau và chỉ độc lạ ở định dạng cũng như cách bạn nhập dữ liệu và cách Excel hiểu dữ liệu .

Tổng kết

Vậy là trong bài viết này, Gitiho đã đi qua ba dạng dữ liệu Excel mà chúng ta thường gặp đó là

Chuỗi (Text)

Số (Number)

Ngày, tháng (Date, Time)

Đối với dữ liệu Excel dạng Text thì sẽ hiển thị hết về sát phía trái của ô, còn Date/Time và Number sẽ lùi hết về phía phải ô. Đặc biệt dạng dữ liệu Date/Time khác Number ở chỗ khi điền dạng Date/Time vào ô Excel thì sẽ được tự động nhận dạng là dạng dữ liệu thời gian theo dạng Ngày/Tháng/Năm. Còn với Number thì sẽ được hỗ trợ các ký hiệu về tiền tệ, dấu phẩy số thập phân,…

Xem thêm: Có 3 giai đoạn phát triển trí não đỉnh cao của trẻ

Tài liệu kèm theo bài viết

Ebook Tuyet dinh Excel.pdf