Microsoft Access – Hướng dẫn sử dụng cơ bản cho người mới bắt đầu

Microsoft Access là công cụ quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu với năng suất mạnh mẽ dành cho các doanh nghiệp. Đây là giải pháp thay thế tiết kiệm hơn so với các hệ thống lớn và đòi hỏi nhiều chi phí vận hành như Oracle hay SQL Server. Access cũng giống như Microsoft Excel, giúp bạn xem và chỉnh sửa dữ liệu. Nhưng Access hoạt động mạnh hơn và có thể cùng lúc xử lý một lượng dữ liệu khổng lồ.

1. Tổng quan về Microsoft Access

Microsoft Access là mạng lưới hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu được tăng trưởng bởi Microsoft và được xem là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office, hoạt động giải trí dựa vào công cụ Jet Database Engine .

1.1 Access dùng để làm gì?

Mang công dụng của một cơ sở dữ liệu và cung ứng hàng loạt công cụ tạo lập bảng, biểu mẫu, báo cáo giải trình … trực quan, Access hoàn toàn có thể giúp bạn nghiên cứu và phân tích một lượng thông tin khổng lồ và quản trị dữ liệu hiệu suất cao .

Với Access, bạn có thể tạo, xem, chỉnh sửa, theo dõi, thiết lập mối quan hệ và đồng bộ hóa các nguồn dữ liệu. Đồng thời còn có thể truy xuất và dễ dàng sử dụng dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau. 

1.2 Access có gì khác so với Excel?

Với những công dụng như trên, không khó để nhận ra Access khá giống với Excel khi cũng tổ chức triển khai sắp xếp dữ liệu theo hàng – cột và tàng trữ chúng. Nhưng trong thực tiễn thì hai chương trình này trọn vẹn khác nhau .
Excel nhu yếu bạn phải trực tiếp nhập dữ liệu vào bảng tính, và nó chỉ đơn thuần làm trách nhiệm nghiên cứu và phân tích, là công cụ hữu dụng hơn khi người dùng cần giám sát, giải quyết và xử lý các số lượng trong những dự ản riêng không liên quan gì đến nhau .
Trong khi đó Access cung ứng hàng loạt biểu mẫu và truy vấn sẵn có để thuận tiện thao tác hơn. Nó dùng để quản trị nhiều kiểu dữ liệu khác nhau không riêng gì số, và hoàn toàn có thể truy xuất để sử dụng trên những ứng dụng khác .
Excel nhu yếu phải trực tiếp nhập dữ liệu vào bảng tính. Còn với Access, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn dùng các biểu mẫu ( Template ) hoặc tự tạo database riêng. Để khám phá cụ thể cách sử dụng Access, mời bạn liên tục theo dõi phần thông tin dưới đây .
>> Xem thêm : E-Mail doanh nghiệp tính năng và ngân sách chi tiết cụ thể, bảo đảm an toàn bảo mật thông tin email đám mây dung tích tàng trữ lớn, bộ công cụ thao tác nhóm hiệu suất cao .

2. Hướng dẫn sử dụng Microsoft Access với các mẫu có sẵn

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng các mẫu cơ sở dữ liệu ( Template ) được Microsoft Access tạo dựng sẵn. Các Template này có vừa đủ các đối tượng người tiêu dùng quản trị thiết yếu như bảng, truy vấn, macro, báo cáo giải trình và biểu mẫu .
Bước 1 : Mở Microsoft Access. Bạn sẽ thấy ngay giao diện màn hình hiển thị chính .

Bước 2: Ở góc trái thanh công cụ điều hướng, nhấn vào New. Ngay sau đó hàng loạt Template sẽ hiện ra để bạn lựa chọn. 

Bạn cũng hoàn toàn có thể sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng của hộp New để tìm template mình cần .

Bước 3: Nhấn chọn mẫu, lúc này giao diện tổng quan của mẫu sẽ hiện ra. Tại ô File Name, hãy thay tên mới cho mẫu cơ sở dữ liệu và đổi đường dẫn cho chúng

Bước 4: Nhấn Create để bắt đầu sử dụng mẫu > bấm vào Get Started. 

Bước 5: Tại giao diện của mẫu, ngăn bên trái chính là Task List, hiển thị danh sách mọi đối tượng cơ sở dữ liệu sẵn có gồm Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu… Bạn có  thể tùy chọn và nhấn vào một loại đối tượng để bắt đầu quản lý dự án của mình. Sau đó nhấn vào New Task.

Bước 6: Sau khi thao tác với template, bạn có thể nhấn đúp vào Tasks để xem lại cơ sở dữ liệu thô

Bạn hoàn toàn có thể nhấp đúp vào Nhiệm vụ bên dưới menu Bảng ở phía bên trái để xem lại raw data trong Temaple .

Nếu muốn đóng các đối tượng cơ sở dữ liệu đang mở, nhấn nút (X) ở góc trên cùng bên phải. 

>> Xem thêm : Google Workspace tính năng cụ thể dung lượn tàng trữ lớn, bộ công cụ thao tác nhóm nhanh gọn .

3. Cách tự tạo dựng cơ sở dữ liệu riêng trong Microsoft Access 

Mặc dù các mẫu cơ sở dữ liệu Access giúp bạn tiết kiệm chi phí thời hạn, nhưng chúng chỉ dừng ở các thao tác cơ bản. Nếu muốn quản trị sâu hơn, bạn cần tự tạo cơ sở dữ liệu riêng bằng các bước đơn thuần :

Bước 1: Trên menu điều thanh công cụ, bấm vào tab File

Bước 2: Nhấn chọn Blank Database

Bước 3: Trong ô Blank database overview, đặt tên tệp dữ liệu và chọn vị trí lưu, sau đó nhấn Create. 

Lúc này cơ sở dữ liệu trống sẽ hiện ra. chúng mới chỉ là một nền tảng trắng. Bạn cần tự thêm dữ liệu và tự triển khai các thao tác thiết lập quản trị. Dưới đây là hướng dẫn cách giải quyết và xử lý các đối tượng người dùng dữ liệu trong Microsoft Access, gồm có Bảng, Truy vấn, Biểu mẫu, Báo cáo .

3.1 Tạo và thêm dữ liệu vào Bảng

Cơ sở dữ liệu trống sẽ tự động thêm một bảng gọi là Table1. Chúng có giao diện giống như một trang tính Excel. Tuy nhiên các cột được gọi là Field (trường) và hàng gọi là Record (bản ghi)

Để thêm bảng mới khác vào cơ sở dữ liệu, nhấn Create trên thanh menu > chọn Table để tạo Table2.

Mặc dù Bảng trong cơ sở dữ liệu Access nhìn tựa như với Excel, nhưng cách thêm dữ liệu lại trọn vẹn khác. Dưới đây ví dụ về các bước để thêm dữ liệu vào bảng quản trị thông tin người mua .
Bước 1 : Trường tiên phong được đặt là ID, nhấp đúp vào trường và đổi tên thành Record ID .

Bước 2: Nhấn Click to Add để chọn kiểu dữ liệu và loại bản ghi cần lưu trữ.

Bước 3: Chọn Short Text cho các trường như Tên, Họ, Địa chỉ… 

Bước 4: Thêm tên trường và kiểu dữ liệu trong ô Field Name và Data Type.

Bước 5: Nhập dữ liệu vào các ô bản ghi. Khi bạn thêm bản ghi dưới ô Tên (Name), Access sẽ chỉ định khóa chính Primary Key 1 trong ô bên dưới Record ID. Khóa chính là yếu tố quan trọng không thể thiếu, sẽ được dùng để  xây dựng cơ sở dữ liệu quan hệ giữa nhiều bảng với nhau. 

3.2 Thêm Biểu mẫu

Biểu mẫu giúp người dùng thêm và nhập dữ liệu một cách nhanh chóng. Để bắt đầu xây dựng biểu mẫu, nhấn Create trên thanh menu > chọn Form. Access sẽ tự động tạo biểu mẫu dựa trên dữ liệu bảng. Nếu các bảng được liên kết với nhau thì chúng cũng sẽ hiển thị trên biểu mẫu. 

Nhấn New (blank) record để nhập liệu các thông tin mới.

3.3 Thêm và chạy Truy Vấn

Chạy truy vấn và tìm nạp dữ liệu là một trách nhiệm quan trọng mà bạn hoàn toàn có thể triển khai trong cơ sở dữ liệu Access .
Tiếp tục với ví dụ về cơ sở dữ liệu người mua ở trên, bạn hoàn toàn có thể thêm Truy Vấn với các bước :

Bước 1: Nhấn Create trên thanh menu > chọn Query Design.

Bước 2 : Nhấn chuột đúp vào bảng mà bạn muốn tìm nạp dữ liệu
Bước 3 : Nhấp đúp vào các trường từ mỗi bảng mà bạn muốn chọn để đưa vào Truy Vấn
Bước 4 : Có thể thêm tiêu chuẩn cho từng trường để hiển thị dữ liệu đơn cử

Bước 5: Thêm tiêu chí cho Đơn hàng Đã thực hiện bằng cách nhập dấu bằng (=) Yes

Bước 6 : Chuyển cơ sở dữ liệu sang dạng xem biểu dữ liệu ( Datasheet View ), mạng lưới hệ thống sẽ tự động hóa triển khai truy vấn và nhanh gọn tìm nạp dữ liệu người mua cho các đơn đặt hàng đã thực thi

3.4 Thêm báo cáo

Bạn hoàn toàn có thể tạo báo cáo giải trình có cấu trúc cho cơ sở dữ liệu Access. Các báo cáo giải trình sẽ cung ứng thông tin cụ thể và quan trọng nhất về toàn diện và tổng thể một dự án Bất Động Sản hoặc quá trình thao tác .
Các bước đơn thuần để tạo báo cáo giải trình :
Bước 1 : Chọn bảng mà bạn muốn tạo báo cáo giải trình .

Bước 2: Nhấn Create trên thanh menu > chọn Report

Nếu bạn muốn xóa một trường bất kỳ, hãy nhấp chuột phải vào trường đó và chọn Delete Column 

Bước 4: Ở góc dưới cùng bên phải, nhấp vào Print Preview để để xem báo cáo một cách trực quan. 

Trên đây là hướng dẫn sử dụng Microsoft Access cơ bản. Từ những bước này, bạn hoàn toàn có thể quản trị rất nhiều dữ liệu tương quan dến việc làm như thông tin người mua, dự án Bất Động Sản, cho đến lệch giá, tồn dư … Còn trường học hoàn toàn có thể dùng để theo dõi học viên, thông tin giáo viên … Mặc dù việc học Access hoàn toàn có thể khá phức tạp nhưng đây sẽ là kỹ năng và kiến thức hữu dụng để giúp tiến trình thao tác hiệu suất cao hơn .

Source: https://thomaygiat.com
Category : Kỹ Thuật Số