Trang chủ Kỹ Thuật Số Truyền thông nội bộ là gì? Chiến lược truyền thông nội bộ cho DN

Truyền thông nội bộ là gì? Chiến lược truyền thông nội bộ cho DN

Truyền thông nội bộ là quy trình tạo dựng các hoạt động gắn kết nhân sự trong doanh nghiệp. Việc phân chia trách nhiệm truyền thông nội bộ vẫn là một vấn đề gây tranh cãi vì một số hiểu lầm giữa chức năng và tính chất công việc. Trong bài viết này, MISA AMIS HRM sẽ phân tích định nghĩa, vai trò và một số hiểu nhầm thường gặp về truyền thông nội bộ để các doanh nghiệp có cơ sở phân chia công việc hiệu quả hơn. 

Bạn đang đọc: Truyền thông nội bộ là gì? Chiến lược truyền thông nội bộ cho DN

truyền thông nội bộtruyền thông nội bộ

1. Truyền thông nội bộ là gì?

1.1 Khái niệm

Truyền thông nội bộ ( Internal Communications ) là hoạt động giải trí tạo dựng, duy trì và củng cố những mối quan hệ nội bộ giữa nhân sự trong doanh nghiệp. Về cơ bản, nhiệm vụ này phản ánh quy trình đưa thiên chức, giá trị cốt lõi, tầm nhìn, … của doanh nghiệp tới nhân viên cấp dưới vào đúng thời gian để củng cố và lan tỏa văn hóa truyền thống doanh nghiệp .
>> Xem thêm : Văn hóa doanh nghiệp đáng học hỏi của “ gã khổng lồ ” Google

1.2 Vai trò

Nhìn chung, những giá trị mà truyền thông nội bộ mang lại tập trung chuyên sâu vào sức mạnh bên trong, thắt chặt nguồn lực của doanh nghiệp, gồm có :

  • Truyền tải, củng cố tầm nhìn, giá trị, văn hóa truyền thống doanh nghiệp .
  • Tạo mạng lưới hệ thống thông tin đa chiều và minh bạch .
  • Thắt chặt những mối quan hệ, tạo dựng ý thức đoàn kết tập thể .
  • Thu hút nhân tài và giữ chân nhân viên cấp dưới .

truyền thông nội bộ là gìtruyền thông nội bộ là gì

2. Top 4 hiểu lầm thường gặp về truyền thông nội bộ

2.1 Truyền thông nội bộ và văn hóa truyền thống doanh nghiệp là một

Đây là hai mảng hoạt động giải trí trọn vẹn khác nhau. Văn hóa doanh nghiệp là những giá trị cốt lõi, niềm tin và hình ảnh của doanh nghiệp. Trong khi đó, truyền thông nội bộ chỉ đóng vai trò như một công cụ đem văn hóa truyền thống này tới nhân viên cấp dưới. Nhân sự nội bộ sẽ là những người nắm giữ và duy trì, chứ không phải người tạo dựng văn hóa truyền thống đó .

2.2 Truyền thông nội bộ là PR in-house

Tương tự như hiểu nhầm kể trên, truyền thông nội bộ và PR in-house cũng là những khái niệm độc lạ. Trong đó, PR in-house đại diện thay mặt cho đội ngũ PR của một doanh nghiệp, thường dùng để phân biệt với những đơn vị chức năng truyền thông bên ngoài. Thực chất, truyền thông nội bộ chỉ là một mảnh ghép tạo nên PR in-house .

2.3 Lẫn lộn, đồng điệu hoạt động giải trí truyền thông nội bộ với quản trị nhân sự

Một mặt, công tác làm việc truyền thông nội bộ tập trung chuyên sâu thiết kế xây dựng những kế hoạch truyền thông, tổ chức triển khai sự kiện kết nối nhân sự, phát hành những ấn phẩm nội bộ, … Mặc khác, quản trị nhân sự gồm có nhiều tiến trình từ tuyển dụng, quản trị thông tin ứng viên / nhân viên cấp dưới cho tới tổ chức triển khai giảng dạy, …
Như vậy, quản trị nhân sự mang hướng chiêu mộ và quản trị con người còn truyền thông nội bộ sẽ đi theo hướng truyền tải và kết nối những nhân sự được quản trị .

2.4 Truyền thông nội bộ chỉ đảm nhiệm tổ chức triển khai sự kiện và văn nghệ

Trên trong thực tiễn, tổ chức triển khai sự kiện hay văn nghệ chỉ là một trách nhiệm nhỏ trong quy trình TTNB. Và những kỹ năng và kiến thức như MC, văn nghệ, … chỉ được coi như điểm cộng chứ không phải nhu yếu kỹ năng và kiến thức dành cho nhân viên cấp dưới truyền thông nội bộ. Vị trí này yên cầu những kiến thức và kỹ năng thiết thực hơn như kiến thức và kỹ năng tiếp xúc, tạo lập quan hệ, …

3. Truyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai: phòng truyền thông hay nhân sự?

truyền thông nội bộ là trách nhiệm của aitruyền thông nội bộ là trách nhiệm của ai

Trên trong thực tiễn, không có quy chuẩn phòng ban dành cho trách nhiệm truyền thông nội bộ. Tuy nhiên, theo tác dụng khảo sát đăng trên tạp chí quản trị nhân sự của doanh nghiệp Karian và Box ( Anh ), 53 % người khảo sát cho rằng truyền thông nội bộ thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị nhân sự .
Xét cho cùng, nhiệm vụ quản trị nhân sự vẫn lấy con người làm TT trong khi những người làm truyền thông đôi khi không hiểu hoặc có cảm xúc lạ lẫm với lời nói và hành vi của chính nhân sự trong doanh nghiệp .
Dù phân công trách nhiệm cho bộ phận nào thì doanh nghiệp vẫn nên phân công cán bộ / nhân viên đảm nhiệm truyền thông nội bộ. Nhân viên này cần có sức ảnh hưởng tác động nhất định tới nhân viên cấp dưới và đồng cảm mọi yếu tố nội bộ trong doanh nghiệp. Có như vậy họ mới hoàn toàn có thể bảo vệ góp phần trong quy trình tác nghiệp và tương hỗ doanh nghiệp .

4. Các kỹ năng cần thiết để truyền thông nội bộ hiệu quả

Người làm truyền thông nội bộ đóng vai trò như một người trung gian điều hướng những mối quan hệ trở nên hài hòa nhất .
>> Xem thêm : Phương pháp kiến thiết xây dựng quan hệ lao động hiệu suất cao trong doanh nghiệp
Công việc này yên cầu một số ít kỹ năng và kiến thức tiên quyết như :

4.1 Kỹ năng lắng nghe và đồng cảm

Mỗi cán bộ cần biết lắng nghe nguyện vọng của nhân sự để đồng cảm được câu truyện, thực trạng, … từ đó mới có địa thế căn cứ để dàn xếp, xử lý thỏa đáng theo điều kiện kèm theo của doanh nghiệp .

4.2 Kỹ năng tư duy và nghiên cứu và phân tích yếu tố

Công tác TTNB thường thu về rất nhiều luồng quan điểm, dễ gây ra sự trộn lẫn trong khâu giải quyết và xử lý những yếu tố. Do vậy, người làm TTNB cần biết cách nghiên cứu và phân tích yếu tố một cách tổng lực, biết cách đưa ra câu hỏi phản biện để đánh giá và nhận định ưu / điểm yếu kém, tính đúng / sai của yếu tố .

4.3 Kỹ năng nhìn nhận và tổng hợp

Bên cạnh nghiên cứu và phân tích yếu tố, kỹ năng và kiến thức tổng hợp thông tin cũng là nhóm kỹ năng và kiến thức hữu dụng để TTNB hiệu suất cao. Bởi với hàng chục, hàng trăm luồng quan điểm mỗi ngày, nếu không biết tổng hợp và quản trị thông tin hiệu suất cao, cán bộ truyền thông hoàn toàn có thể bỏ sót quan điểm, gây bất mãn và giảm sự hài lòng của nhân viên cấp dưới .
Việc tổng hợp thông tin này cũng là cơ sở để thiết kế xây dựng những bản tin, nội quy, … với trọng tâm phản ánh đúng tâm tư nhân viên và thực sự có ích với họ .

4.4 Kỹ năng tiếp xúc và truyền đạt thông tin

Về phía doanh nghiệp, lắng nghe và đồng cảm nhân viên cấp dưới thôi chưa đủ, người làm truyền thông nội bộ phải biết cách truyền đạt thông tin đúng thời gian, đúng thực sự để ý kiến, quan điểm của nhân viên cấp dưới được ghi nhận và xem xét .
Về phía nhân viên cấp dưới, những cán bộ cũng cần có phương pháp truyền đạt hài hòa và hợp lý, cởi mở để nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể sẵn sàng chuẩn bị đưa ra quan điểm, góp phần vào sự tăng trưởng chung của cả doanh nghiệp .

Nhìn chung, giữa nhân viên và doanh nghiệp nên có một hệ thống quản lý và trao đổi thông tin thống nhất. Một gợi ý các doanh nghiệp có thể tham khảo đó là AMIS Thông tin nhân sự – một “mạng xã hội” doanh nghiệp thu nhỏ giúp kết nối và minh bạch thông tin giữa lãnh đạo và nhân viên. 

Không chỉ dừng lại ở khâu quản trị hồ sơ, hợp đồng, ứng dụng còn đảm nhiệm những thủ tục như chỉ định / không bổ nhiệm, khen thưởng, quy hoạch, … và mỗi bước đều có những báo cáo giải trình thống kê trực quan, công khai minh bạch .

Phần mềm cũng có tính năng nhắc nhở nhân viên khi nghiệp vụ tới hạn và có thể sử dụng trên Mobile App, khá thuận tiện cho cả quản lý lẫn nhân sự cấp dưới. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS Thông tin nhân sự hoàn toàn miễn phí 

Dùng ngay không tính tiền

5. Cách xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả

Tương tự như quá trình kiến thiết xây dựng kế hoạch hoạt động giải trí, kế hoạch TTNB cũng cần đi theo những bước cơ bản như :

  • Bước 1: Đánh giá thực trạng: nhận định tình hình chung, phân tích chi tiết để tìm ra điểm mạnh/điểm yếu. 

  • Bước 2: Xác định đối tượng: hoạt động truyền thông nhắm tới ai? cần đưa ra những thông tin gì. Thông thường đối tượng truyền thông sẽ không thay đổi những trong các đợt biến động nhân sự, các đối tượng này ít nhiều sẽ thay đổi phạm vi. 

  • Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông: nên đi theo nguyên tắc SMART (S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu; M – Measurable: Đo lường được; A – Attainable: Có thể đạt được; R – Relevant: Thực tế; T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành). 

  • Bước 4: Xác định chiến lược truyền thông nội bộ: bao gồm các phương pháp, cách tiếp cận mục tiêu đã đề ra để đảm bảo kế hoạch hành động tương ứng với chiến lược đề ra. 

  • Bước 5: Lập kế hoạch hành động cụ thể: chi tiết các bước thực hiện, nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu. 

  • Bước 6: Đo lường hiệu quả: đo lường và đánh giá, tổng kết ưu nhược điểm để rút kinh nghiệm cho hoạt động tiếp theo. 

6. Gợi ý một số hình thức truyền thông nội bộ phổ biến

hình thức truyền thông nội bộhình thức truyền thông nội bộ
Việc truyền thông nội bộ đôi khi không cần phải kế hoạch to tác và vận dụng những kênh quá vĩ mô. Một số kênh truyền thông có ích cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể đơn thuần như :

  • Bảng tin, Standee : có ích với những sự kiện, sẵn sàng chuẩn bị và triển khai thuận tiện .
  • Bản tin E-Mail : thích hợp với những sự kiện, tin tức hoặc chủ trương mới / kiểm soát và điều chỉnh chủ trương .
  • Radio : hoàn toàn có thể tận dụng để làm nơi trao đổi, chớp lấy tâm tư nguyện vọng từ hai phía – chỉ huy và nhân viên cấp dưới ; nhiều lúc hoàn toàn có thể tận dụng như hình thức vui chơi, phát nhạc theo nhu yếu .
  • Tạp chí nội bộ : tổng hợp những yếu tố nổi cộm, những bài phỏng vấn nhân sự, tổng hợp sự kiện và thêm những loạt truyện ngắn, truyện cười, mẹo vặt văn phòng, …
  • Chương trình tổng kết định kỳ : tổng kết sự kiện, hoạt động giải trí, tin tức trong tuần / tháng ; vinh danh và khen thưởng cá thể, phòng ban có thành tích .
  • Truyền miệng : chiêu thức truyền thống lịch sử, đơn thuần, nhanh gọn nhưng nên tích hợp cùng những kênh khác để tránh bỏ lỡ thông tin .
  • Cuộc thi, game show : giảm áp lực đè nén, khuyến khích ý thức nhân viên cấp dưới trải qua những game show hoặc gameshow như đố vui, The Voice, …
  • Sự kiện hội đồng : lôi kéo nhân sự hưởng ứng hoạt động giải trí hữu dụng như Giờ toàn cầu, … giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp và kết nối nhân viên cấp dưới .

  • Phần mềm nhân sự: là kênh thông tin tổng quan và toàn diện đối với nhân sự cũng như doanh nghiệp. Các phần mềm như AMIS Thông tin nhân sự có hệ thống hồ sơ nhân sự đa chiều, giúp HR có thể Số hóa thông tin & thủ tục nhân sự một cách toàn diện nhất còn nhân viên có thể kết nối với lãnh đạo trong cùng một nền tảng, giản lược mọi quy trình, thủ tục cồng kềnh. 

Đăng ký trải nghiệm AMIS Thông tin nhân sự hoàn toàn miễn phí 

Dùng ngay không tính tiền

 1,367 

Đánh giá bài viết

[Tổng số:

3

Trung bình: 5]

Truyền thông nội bộ là gì? Chiến lược truyền thông nội bộ cho DN
Bài viết liên quan
Sửa máy giặt
Bài Mới Nhất
Hotline 24/7: O984.666.352
Alternate Text Gọi ngay