Tạo các biểu mẫu Form để nhập dữ liệu trong MS Access

Tìm hiểu về những Form, tạo những biểu mẫu khác nhau, phối hợp sử dụng Sub Form để tạo ra sự liên kết dữ liệu phức tạp

Giới thiệu về Form (Biểu mẫu) trong Access

Form là thành phần giao diện (hộp thoại, cửa sổ) để cập nhật,
chỉnh sửa, xem thông tin dữ liệu … Form thường được cung cấp các nguồn dữ liệu
là các bảng (Table), các Query để hoạt động.

Form – để tạo Form với nguồn cấp từ bảng đang chọn
Form Design – để tạo Form ở chế độ Design View. Dữ liệu tự động
dàng buộc với Form nếu có chọn Table hay Query
Form Wizard – hỗ trợ từng bước để tạo Form
Blank Form – tạo Form trống, chưa có nguồn cấp dữ liệu nào
Multiple Items – dạng Form hiện thị được nhiều Record một lúc

Để tạo Form, nhấn Create trên Ribbon. Có thể chọn :

Tạo Single Form

Single Form hiện thị một record tại một thời điểm.
Từ Navigation Panel bấm chọn Table/Query cần làm nguồn cấp dữ liệu cho Form. Sau đó chọn menu Create, chọn Form. Form mới tạo ra, hiện
thị ở dạng Layout View.

Bạn đang đọc: Tạo các biểu mẫu Form để nhập dữ liệu trong MS Access

Có thể chọn chế độ Design View
1
2,
Ở chế độ này nhấn phải chuột vào khu vực Form chọn Form Properties
xuất hiện Property Sheet
3
để chỉnh một số thiết lập cơ bản như:

Form chia làm ba phần, gồm

Form header – phần đầu Form, thường trình bày các tiêu đề

Detail – phần chính chứa nội dung

Form footer – phần cuối form

Tại thẻ Format 4

Caption đặt tiêu đề cho Form

Width thay đổi chiều rộng

Record Selectors bỏ ký hiệu chọn Record

Tại thẻ Data 5

Record Source cho biết nguồn dữ liệu (Table/Query)

Allow Addition Chon phép thêm record mới hay không

Allow Deletions Chon phép xóa record hay không

Allow Edits Chon phép sửa record hay không

Tại thẻ Other 6

Pop Up Nếu chọn Yes thì là hiện thị ở dạng hộp thoại nổi lên

Modal Nếu YES thì cho phép chuyển hộp thoại/cửa sổ khác khi Form đang mở

Khi bấm chọn các điều khiển (Control – các phần tử trong Form) thì cũng có Property Sheet để làm việc với điều khiển đó. Từ đó biết được thông tin về loại control, định dạng hiện thị
(màu sắc, chữ), dữ liệu liên kết …

Các Control phát sinh tự động thường bố trị trong một Layout, để loại bỏ nó thì chọn các Control,
trên Ribbon chọn Arrange > Remove Layout

Đưa nút lệnh Button vào Form

Chọn Button trong các Controls, đưa chuột vẽ nó vào Form. Cửa số Wizard xuất hiện, chọn
hành động muốn thực hiện khi bấm vào nút bấm.
Ví dụ, hành động là xóa Record : khi Wizard gợi ý chọn Categories là Record Operations,
Action chọn là Delete Record,
Tiếp theo nhập tiêu đề nút bấm ở vị trí Text.

Ví dụ mở Form

Tạo Form dạng Datasheet

Form dạng Datasheet, hiện thị các ô lưới để nhập dữ liệu tương tự như bảng tính Excel.
Nguồn cấp dữ liệu có thể từ các Query hay các Table. Ví dụ tạo một Query đặt tên
là CacLop để làm nguồn dữ liệu như sau:

LOP,
tuy nhiên tạo ra Query sau này để có thể chỉnh sửa lọc dữ liệu.
Nó có thể làm Form con trong một Form cha với dữ liệu lọc liên quan.
Query này đơn thuần liệt kê lại những trường dữ liệu của bảng, tuy nhiên tạo ra Query sau này để hoàn toàn có thể chỉnh sửa lọc dữ liệu. Nó hoàn toàn có thể làm Form con trong một Form cha với dữ liệu lọc tương quan .

Các Query đó, rồi bấm tạo Form, chọn mục DataSheet, lưu lại và đặt tên
Form là CacLop_Sub

Có thể chuyển sang chế độ Design View, tại đây có thể chỉnh tiêu
đề cột 1, đặt các thuộc tính cho Control. Kết quả mở Form có dạng 2

Thực hành sử dụng Sub Form

Sub Form là một Form con nằm trong Form cha, nó có liên hệ dữ liệu với Record đang chỉnh sửa và biên tập ở Form cha. Ví dụ, Form cha soạn thảo Record về ngành học, thì đồng thời nó hiện thị một Form con là list những lớp học thuộc ngành học đó .

Tạo một Blank Form đặt tên là FormNganhLop, sau đó đặt các thuộc tính:

Caption: Các ngành và lớp

Record Selector: No

Record Source: Chọn bảng NGANH

Bật hiện thị Form Header, đặt vào đó một Label, nhập vào dòng chữ
CÁC NGÀNH VÀ LỚP, sau đó định dạng sao cho dễ đọc.

Bấm vào nút bấm Add Existing Fields trên Ribbon (Design), kéo các trường hiện
thị ở Field List bên phải vào Form gồm các trường NGANHID, TENNGANH, MA, Sonam.

Trong đó NGANHID thiết lập Visible là NO

Thêm vào Form những nút bấm Button, thiết lập là những Command Button với Category / kích hoạt thiết lập theo Wizard gồm những nút bấm gồm :

Record Navigation > Go to Next Record

Record Navigation > Go to Previews Record

Record Operations > Delete Record

Record Operations > Save Record

Record Operations > Add New Record

Tiến hành các bước để đưa Form có sẵn là CacLop_Sub, sẽ chỉnh sửa để ở mỗi Record
chính hiện thị danh sách các lớp theo ngành.

Kéo CacLop_Sub vào Form chính, chọn nó
1.
Sau đó thiết lập liên kết với Form cha bằng trường liên hệ tại
2,
gồm Link Master Fields và Link Child Fields,
đó là hai trường liên hệ – NGANHID trong Form chả và NGANHID trong Form con.

Xem thêm: 7 phương pháp dạy học tiếng việt theo hướng phát triển năng lực hiệu quả – https://thomaygiat.com

Liên kết Control trong Form

Một Control trong Form có thể lấy giá trị của nó viết trong các truy vấn bằng
mẫu [Forms]![TênForm]![TênControl]

Ví dụ từng bước thiết kế ra Form phức tạp để hiện thị danh sách học sinh của lớp được chọn.
Có một ComboBox để chọn Khóa, khi một khóa được chọn thì danh sách các
lớp thuộc khóa đó được liệt kê trong một List Box, khi có chọn lớp trong List Box thì hiện
thị danh sách lớp trong một Sub-Form …

Tạo một Blank Form, đặt tên là FormHocSinhDS, kéo vào đó một
ComboBox đặt tên là Khoa, thiết lập dữ liệu cho nó như sau:
Row Source Type : Table/Query
Row Source: Bấm vào ... để xây dựng Query dữ liệu cho nó.
SELECT NIENKHOA.KHOAID, NIENKHOA.TenKhoa FROM NIENKHOA;
Bound Column: 1

Default Value: điền giá trị mặc định khi mở Form (ví dụ 4)

Column Count: 2

Colunm Widths: 0cm;2.54cm
Tiếp tục đặt vào một List Box, đặt tên Lop, List Box này là danh sách các lớp thuộc Khóa
chọn, có các thiết lập như sau:
Row Source Type : Table/Query
Row Source: Bấm vào ... để xây dựng Query dữ liệu cho nó.
SELECT LOP.LOPID, LOP.NIENKHOAID, TenCacLop.TENDAYDU
FROM TenCacLop INNER JOIN LOP ON TenCacLop.LOPID = LOP.LOPID
WHERE (((LOP.NIENKHOAID)=[Forms]![FormHocSinhDS]![Khoa]));
Query trên đã tham chiếu dữ liệu ở đoạn =[Forms]![FormHocSinhDS]![Khoa]
Bound Column: 1

Column Count: 3

Colunm Widths: 0cm;0cm;2.54cm
Lúc này nếu chạy lần đầu thì nó sẽ hiện thị đúng danh sách lớp tương ứng với Combo Box Khoa,
tuy nhiên khi Form đang mở thì thay đổi Khoa nó chưa cập nhật theo. Để khắc phục:

Bắt sự kiện khi Combo Box thay đổi dữ liệu, tại thuộc tính On Change, bấm vào ... để sinh hàm VBA khi Combo Box đổi giá trị. Trong thủ tục bắt sự kiện này, chỉ cần viết dòng code
là yêu cầu Lop nạp lại dữ liệu Me![LOP].Requery, nội dung đầy đủ như sau:
Private Sub Khoa_Change()
    Me![LOP].Requery
End Sub
Khi Khóa được chọn thì Lớp theo khóa hiện thị

Sub Form danh sách học sinh theo lớp

Tạo một Sub Form danh sách học sinh dạng DataSheet, với nguồn dữ liệu bảng học sinh, đặt tên là
HocSinhLop

Ở phần Footer có thêm vào một TextBox đặt tên là sohocsinh, với thuộc tính
Control Source là =Count([HOCSINHID]) để cho biết tổng học sinh trong danh sách.

Chuyển sang chế đố Datasheet View, chỉ hiện thị những cột như hình ( những cột khác ẩn đi ), trong đó cột Tên được thiết lập sắp xếp tăng dần .

Quay trở lại FormHocSinhDS, kéo HocSinhLop vào – đặt tên HOCSINH, thiết lập thuộc tính
để liên kết với LOP

Link Master Fields : Lop

Link Child Fields : LOPID

Kéo thêm vào một TextBox hiện thị số học sinh của lớp, với thuộc tính
Control Source : =[HOCSINH].[Form]![sohocsinh]

Kết quả chạy sẽ như sau :

Tiếp theo thực hiện tác vụ, nếu bấm kép vào Họ của một học viên nào đó, thì sẽ hiện thị hộp thoạt soạn thảo chi tiết cụ thể cho học viên đó .

Chọn nguồn cấp là bảng HocSinh, bấm tạo Form đặt tên là HocSinhChiTiet như sau:

Quay trở lại chế độ Design View của HocSinhLop,
tại Ho
bắt sự kiện On Dbl Click, với nội dung VBA như sau:
Private Sub Ho_DblClick(Cancel As Integer)
   DoCmd.OpenForm "HocSinhChitet",, , "HOCSINHID = " & Me![HOCSINHID].Value
End Sub
'Mở Form HocSinhChitet, lọc HOCSINHID =  Me![HOCSINHID]
'Me![HOCSINHID] là giá trị hiện tại trên FormHocSinhDS
Xem thêm: Quỹ đầu tư phát triển là gì? Nguyên tắc và cách hạch toán

ĐĂNG KÝ KÊNH, XEM CÁC VIDEO TRÊN XUANTHULAB