Hóa đơn điện tử file XML: Hướng dẫn đọc file, tải về và lưu trữ

 1. Quy định về định dạng hóa đơn điện tử file XML

Điều 5, Thông tư 68/2019 pháp luật về Định dạng hóa đơn điện tử, đơn cử :

Định dạng hóa đơn điện tử gồm hai thành phần:

Thành phần chứa tài liệu nhiệm vụ hóa đơn điện tử

Thành phần chứa tài liệu chữ ký số. ( Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa tài liệu tương quan đến mã cơ quan thuế )

Khi tàng trữ hóa dơn điện tử cần phải lưu đồng thời cả file định dạng PDF và XML. Trong đó :

File chứa tài liệu hóa đơn ( file XML ) : gồm có không thiếu những tài liệu của hóa đơn. File này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi .

Bản biểu lộ của hóa đơn điện tử ( định dạng PDF ) : Thể hiện nội dung kinh tế tài chính và nhiệm vụ của hóa đơn điện tử và tương tự với một tờ hóa đơn thường thì. Tuy nhiên, đây chỉ là bản biểu lộ của file XML trên nên không có giá trị pháp lý .

Như vậy hoàn toàn có thể thấy file XML của hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng khi doanh nghiệp cần chứng tỏ tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán, kế toán và doanh nghiệp thường loay hoay do không đọc được tài liệu file XML của hóa đơn điện tử

2. Làm thế nào để đọc được file XML của hóa đơn điện tử ?

Khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán qua E-Mail / SMS, người mua hoàn toàn có thể mở và đọc file này trên mạng lưới hệ thống của nhà sản xuất hóa đơn điện tử. Đây là cách làm nhanh gọn và đơn thuần nhất .

Dưới đây là hướng dẫn đọc file XML trên hệ thống hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE, sử dụng trong trường hợp hóa đơn điện tử được người bán phát hành trải qua ứng dụng của nhà sản xuất MISA :

1. Mở email thông tin hóa đơn điện tử được người bán gửi đến .

2. Nhấn vào link link trên email .

3. Tải file hóa đơn đính kèm ( định dạng XML ) về máy tính .

4. Trên giao diện tra cứu hóa đơn điện tử, chọn tab Theo file xml .

5. Nhấn Chọn file và tìm đường dẫn đến file XML vừa tải về .

6. Chương trinh hiển thị thông tin hóa đơn từ file XML .

Lưu ý:

Không chỉnh sửa nội dung file XML để tra cứu hóa đơn điện tử thành công xuất sắc

Nếu chọn file XML không đúng định dạng quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật thông tin ( Captcha ) do mạng lưới hệ thống cung ứng. Dùng thử hóa đơn điện tử

3. Có phải tàng trữ hóa đơn điện tử file XML không ?

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011 / TT-BTC lao lý việc tàng trữ hóa đơn điện tử được thực thi như sau :

“ Người bán, người mua sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo giải trình kinh tế tài chính phải tàng trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn lao lý của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ mạng lưới hệ thống của tổ chức triển khai trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức triển khai trung gian này cũng phải triển khai tàng trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên .

Người bán, người mua là đơn vị chức năng kế toán và tổ chức triển khai trung gian cung ứng giải pháp hóa đơn điện tử có nghĩa vụ và trách nhiệm sao lưu tài liệu của hóa đơn điện tử ra những vật mang tin. Ví dụ như : bút nhớ ( đĩa flash USB ) ; đĩa CD và DVD ; đĩa cứng gắn ngoài ; đĩa cứng gắn trong ) hoặc thực thi sao lưu trực tuyến ”

Như vậy, hóa đơn điện tử file XML sẽ được lưu trữ trên hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp hoặc doanh nghiệp có thể tải về để tự lưu trữ. Thời gian lưu trữ là 10 năm theo quy định của pháp luật.

4. Hướng dẫn tải và tàng trữ hóa đơn điện tử file XML bảo đảm an toàn, khoa học

Để tải và tàng trữ file XML của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thực thi những bước sau :

1. Sau khi tra cứu và xem được hóa đơn, chọn tải hóa đơn dạng XML :

2. Nhấn OK để tải hóa đơn về máy.2. Nhấn OK để tải hóa đơn về máy .3. Mở thư mục lưu hóa đơn tải về trên máy tính, giải nén file để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần tàng trữ
Sau khi hoàn tất tải hóa đơn điện tử về máy tính, kế toán hoàn toàn có thể thực thi tàng trữ theo quy trình tiến độ tàng trữ được pháp luật tại doanh nghiệp hoặc thực thi theo gợi ý dưới đây để việc tàng trữ được khoa học, bảo đảm an toàn :

Với hóa đơn mua vào

Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông tin email này tới toàn bộ bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản trị .

Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó .

Khi nhận được email kế toán tải xuống tàng trữ tại thư mục trên máy tính ( như lưu 1 file Excel ), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn .

Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và update một số ít thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như : mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần .

Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

Với hóa đơn điện tử bán ra

Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chính sách xem trước để kiểm tra những thông tin trên hóa đơn như : tên người mua và những chỉ tiêu sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, Hóa Đơn đỏ VAT, số tiền bằng chữ …

Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho người mua để tránh sai sót .

Thực hiện tàng trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính : Cập nhật một số ít nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như : Tên người mua, mã số thuế, Số tiền trước Hóa Đơn đỏ VAT, Sau Hóa Đơn đỏ VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần

Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng điệu với Google Drive để bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu .

Hi vọng những hướng dẫn chi tiết cụ thể trên của kế toán Lê Ánh, sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi trong bước đầu tiếp cận với hóa đơn điện tử. Đồng thời, tạo được sự khoa học, bảo đảm an toàn trong tàng trữ hóa đơn điện tử .

>> >> > Xem thêm : Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử GTGT hợp pháp ? Hóa đơn điện tử thật hay giảKế toán Lê Ánh tự hào là một trong những TT giảng dạy kế toán trong thực tiễn tốt nhất lúc bấy giờ. Trung tâm cam kết tương hỗ học viên đến khi những bạn hoàn toàn có thể làm được việc thì thôi mà không cần phát sinh thêm bất kỳ khoản ngân sách nào cả. Liên hệ tới đường dây nóng 0904 848855 để tham gia khóa học kế toán tổng hợp thực hành thực tế để được những kế toán trưởng hướng dẫn những nhiệm vụ kế toán .

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công xuất sắc !

Source: https://thomaygiat.com
Category custom BY HOANGLM with new data process: Điện Tử