Hóa đơn điện tử là gì? – Hướng dẫn cách thực hiện hóa đơn điện tử

Sau thời gian thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử, thì có lẽ trong thời gian tới sẽ có quyết định Nộp thuế điện tử qua ngân hàng phối hợp thu và thông quan 24/7 của Tổng cục hải quan. Thủ tục này đang nằm trong khuôn khổ cải cách thủ tục hành chính, bắt đầu từ tháng 11/2017 sẽ thực hiện thí điểm trao đổi thông tin, triển khai mở rộng phạm vi toàn quốc, cụ thể trên toàn ngành Hải quan. Thế nhưng, đây là một thuộc ngữ mới, các doanh nghiệp khó tránh khỏi sự bỡ ngỡ trong việc tiếp cận, cũng như chuẩn bị các thông tin tìm hiểu trước khi áp dụng cho doanh nghiệp mình. Sau đây, Quốc Luật sẽ giải thích và hướng dẫn những thủ tục cơ bản nhằm cung cấp một số thông tin cần thiết giúp Quý khách hàng có thể hiểu hơn về Hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được tạo, truyền và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì dưới dạng giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử thường được tạo ra và quản lý bằng các phần mềm hoặc hệ thống quản lý hóa đơn trực tuyến. Điều này giúp giảm bớt sử dụng giấy, tiết kiệm thời gian và tài nguyên, và tạo ra quy trình tài chính hiệu quả hơn cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Dưới đây là một hướng dẫn cơ bản về cách thực hiện hóa đơn điện tử:

1. Lựa chọn phần mềm hoặc dịch vụ hóa đơn điện tử: Đầu tiên, bạn cần lựa chọn phần mềm hoặc dịch vụ quản lý hóa đơn điện tử. Có nhiều phần mềm và dịch vụ trực tuyến khác nhau có khả năng tạo và quản lý hóa đơn điện tử. Hãy chọn một phần mềm hoặc dịch vụ phù hợp với nhu cầu và quy mô của bạn.
2. Đăng ký và cấu hình: Đăng ký và cấu hình tài khoản trên phần mềm hoặc dịch vụ bạn chọn. Thường, bạn sẽ cần cung cấp thông tin về doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn, như tên, địa chỉ, số điện thoại, và thông tin tài khoản ngân hàng nếu cần thiết.
3. Tạo hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm hoặc dịch vụ để tạo hóa đơn điện tử. Thông tin cần bao gồm thông tin người mua và người bán, mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ, giá cả, số lượng, và các thông tin khác liên quan đến giao dịch.
4. Ký và xác thực: Hóa đơn điện tử cần được ký điện tử và xác thực bằng chứng thực số hóa. Điều này đảm bảo tính bảo mật và tính toàn vẹn của hóa đơn.
5. Gửi hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử có thể được gửi đến khách hàng qua email hoặc các phương tiện truyền thông điện tử khác. Bạn cũng có thể tạo một tài khoản trực tuyến cho khách hàng để họ có thể tải hóa đơn và thực hiện thanh toán trực tuyến.
6. Lưu trữ và quản lý: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong một hệ thống quản lý hóa đơn điện tử an toàn. Luật pháp thường yêu cầu lưu trữ hóa đơn trong một khoảng thời gian cố định.
7. Xem và in (nếu cần): Hóa đơn điện tử có thể được xem và in ra bất kỳ lúc nào nếu cần.

Hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích, bao gồm giảm thiểu việc sử dụng giấy, tiết kiệm thời gian, cải thiện tính toàn vẹn và bảo mật của thông tin, và làm cho quy trình tài chính hiệu quả hơn. Tuy nhiên, hãy tuân theo các quy định pháp luật và yêu cầu của quốc gia bạn đang hoạt động để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.

1/ Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính thì :
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, đáp ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, tàng trữ quản trị bằng phương tiện đi lại điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, giải quyết và xử lý trên mạng lưới hệ thống máy tính của tổ chức triển khai đã được cấp mã số thuế khi bán sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ và được tàng trữ trên máy tính của những bên theo pháp luật của pháp lý về thanh toán giao dịch điện tử .
Hóa đơn điện tử gồm những loại : hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị ngày càng tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm : tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, … ; phiếu thu tiền cước luân chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng nhà nước …, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và những lao lý của pháp lý có tương quan
Hóa đơn điện tử bảo vệ nguyên tắc : xác lập được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời hạn, mỗi số hóa đơn bảo vệ chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất .

2/ Điều kiện được công nhận của hóa đơn điện tử

• Có sự đảm bảo đủan toàn và đáng tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử

• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử hoàn toàn có thể truy vấn, sử dụng được dưới dạng hoàn hảo khi cần thiết.

3/ Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

• Muốn phát hành hóa đơn này, doanh nghiệp phải có quyết định hành động vận dụng hóa đơn điện tử ( soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý, gửi lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32)
• Tiến hànhký số vào hóa đơn mẫu

  Xem thêm: Sửa Tivi Sony Quận Hoàng Mai

  rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế

4/ Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử:

a/ Lập hóa đơn điện tử:

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

b/ Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

• Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

c/ Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉn, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

5/ Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

a/ Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán sản phẩm & hàng hóa được quy đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng tỏ nguồn gốc nguồn gốc sản phẩm & hàng hóa hữu hình trong quy trình lưu thông và chỉ được quy đổi một lần. Hóa đơn điện tử quy đổi phải bảo vệ nhu yếu lao lý và có chữ ký người đại diện thay mặt theo pháp lý của người bán, dấu của người bán

b/ Điều kiện

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

c/ Giá trị pháp ký của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử quy đổi có giá trị pháp lý khi bảo vệ những nhu yếu về đo lường và thống kê vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được quy đổi và chữ ký, họ tên của người triển khai quy đổi được thực thi theo pháp luật của pháp lý về quy đổi chứng từ điện tử

d/ Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn quy đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy gồm có không thiếu những thông tin sau : dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn quy đổi và hóa đơn điện tử gốc ( ghi rõ : “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ” ) ; họ và tên, chữ ký của người được triển khai quy đổi, thời hạn triển khai quy đổi .

Hãy liên hệ với chúng tôi ngay thời điểm ngày hôm nay để được cung ứng những dịch vụ chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất nhất !
094.868.2349 Zalo Email

Lưu ý: Để bảo mật thông tin của Quý Khách, khi Quý Khách “bình luận” vào bài viết với nội dung chứa số điện thoại và email, những thông tin liên hệ đó sẽ được Quốc Luật ẩn đi nhằm tránh những rắc rối phát sinh cho quý khách hàng.

Source: https://thomaygiat.com
Category: Điện Tử