Hóa đơn điện tử là gì? Những điều cần biết về hóa đơn điện tử

Bởi EasyInvoice. vn – 25/11/2020
9425 lượt xem

Hóa đơn điện tử đang trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ cho mọi doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là hình thức hóa đơn sẽ bắt buộc phải sử dụng trong năm 2022 sắp tới.

Hãy cùng EasyInvoice tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử trong bài viết này nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (tiếng Anh là Electronic Invoice, viết tắt là E-Invoice) là hình thức hóa đơn hiện đại sử dụng trên nền tảng điện tử, vốn đã được sử dụng ở các nước phát triển từ khá lâu.

Rất nhiều tổ chức triển khai, doanh nghiệp đã nhanh gọn quy đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn này vì nắm rõ ưu điểm của nó. Tuy nhiên cũng nhiều đơn vị chức năng chưa hiểu rõ, lo lắng những yếu tố phát sinh nên chưa muốn sử dụng .

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC: “Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạp, lập và giải quyết và xử lý trên mạng lưới hệ thống máy tính của tổ chức triển khai đã được cấp MST khi phân phối sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ và được tàng trữ trên máy tính của những bên theo pháp luật của pháp lý về thanh toán giao dịch điện tử .

2. Điều kiện được công nhận là hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử cần bảo vệ những điều kiện kèm theo sau :

• Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử;
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết;

3. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn giấy có những loại nào thì hóa đơn điện tử cũng có bấy nhiêu loại, đơn cử theo pháp luật trong những thông tư, nghị định tương quan thì hóa đơn điện tử gồm có những loại sau :

• Hóa đơn xuất khẩu: Loại hóa đơn được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa và cung ứng dịch vụ ra thị trường nước ngoài hoặc các khu phi thuế quan và một số trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định trong thông lệ quốc tế và pháp luật về thương mại
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Loại hóa đơn gửi người mua hàng khi bên bán cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam
• Hóa đơn bán hàng trực tiếp: Loại hóa đơn được sử dụng cho các tổ chức áp dụng phương pháp nộp thuế trực tiếp và xuất hóa đơn khi cung ứng hàng hóa, dịch vụ
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Loại hóa đơn sử dụng khi thực hiện bán những loại tài sản công tại cơ quan nhà nước, tổ chức đơn vị hoặc các tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản của dự án có sử dụng vốn nhà nước
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Loại chứng từ do đơn vị dự trữ bán hàng quốc gia lập và thực hiện việc ghi nhận thông tin bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định
• Các loại được tính là hóa đơn khác, bao gồmTem, vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng

Ngoại trừ những loại hóa đơn trên, trong quy trình thao tác về hóa đơn chứng từ, những kế toán hoàn toàn có thể sẽ biết tới những loại hóa đơn điện tử sau :

• Hóa đơn điện tử chuyển đổi (hay hóa đơn chuyển đổi): Loại hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử ra khi phát sinh những yêu cầu bắt buộc
• Hóa đơn điều chỉnh: Loại hóa đơn phải lập để thay thế cho hóa đơn gặp một số sai sót nhất định
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực (mã của cơ quan thuế): Là loại hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế thông qua hệ thống cấp mã xác thực cho hóa đơn của Tổng cục thuế. Bên bán cần ký điện tử lên hóa đơn khi cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực. Tổ chức, doanh nghiệp không phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho loại hóa đơn này

4. Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Vì sao doanh nghiệp nên quy đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử ? Những quyền lợi dưới đây của hóa đơn điện tử chắc rằng sẽ khiến những chủ doanh nghiệp xem xét lại việc có nên quy đổi hay không .

  #1 Tiết kiệm chi phí

Hóa đơn điện tử có ngân sách sử dụng thấp hơn nhiều so với những ngân sách luân chuyển và dữ gìn và bảo vệ của hóa đơn giấy. Chính vì thế sử dụng hóa đơn điện tử chính là hình thức giúp tiết kiệm chi phí ngân sách nhất cho những doanh nghiệp, tổ chức triển khai kinh doanh thương mại lúc bấy giờ .

  #2 Tính bảo mật cao

Bảo mật là một trong những yếu tố quan trọng với người làm hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn điện tử được lập và quản trị, tàng trữ trên mạng lưới hệ thống ứng dụng nên hoàn toàn có thể trích xuất trực tiếp ngay trên ứng dụng. Bên cạnh đó cũng không cần phải lo những yếu tố về hỏng hóc hay cháy nổ .

  #3 Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính

Mọi thao tác với hóa đơn điện tử đều hoàn toàn có thể thực thi tại chỗ trải qua máy tính hay thiết bị có liên kết mạng internet, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và công sức của con người đi lại rất nhiều so với việc sử dụng hóa đơn giấy, phải đi lại giữa công ty và cơ quan thuế .

  #4 Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng

Hóa đơn điện tử có khá nhiều cách gửi như tin nhắn SMS, email …

  #5 Đẩy lùi nạn làm giả hóa đơn, chứng từ

Việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ góp thêm phần cùng đẩy lùi nạn làm giả hồ sơ hóa đơn, chứng từ .

5. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, những tổ chức triển khai, doanh nghiệp cần kiểm tra doanh nghiệp đã đủ điều kiện kèm theo để quy đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa .

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, 06 điều kiện cần và đủ để doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

# Điều kiện 01: Tổ chức kinh tế đủ điều kiện hoặc đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với Cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.

# Điều kiện 02: Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng tốt được các yêu cầu về khai thác, kiểm soát, sử dụng, xử lý và bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử.

# Điều kiện 03: Có đội ngũ kỹ thuật viên đủ trình độ với khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử.

# Điều kiện 04: Có chữ ký điện tử theo quy định.

# Điều kiện 05: Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với các phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng, cung cấp dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hay cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

# Điều kiện 06: Có các quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về chất liệu lưu trữ như:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu đáp ứng hoặc chứng minh tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Có quy trình sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu không may có sự cố về hệ thống để đảm bảo sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra được các vật mang tin hay sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

6. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Thủ tục ĐK sử dụng hóa đơn điện tử được thực thi trải qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế Nước Ta với 2 loại gồm có :

• Đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Đăng ký hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Tham khảo chi tiết cụ thể hơn trong bài viết về Thủ tục ĐK hóa đơn điện tử hoặc ĐK sử dụng hóa đơn điện tử EasyInvoice để được hướng dẫn và hỗ trợ thủ tục từ A-Z .

7. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Các vấn đề so sánh ở đây chủ yếu để làm rõ các ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy truyền thống.

7.1 So sánh hóa đơn điện tử & Hóa đơn giấy

Hoá đơn điện tử sinh ra để thay thế sửa chữa cho hóa đơn giấy, chính vì thế nó phải mang những đặc thù tối ưu cũng như những quyền lợi thiết thực so với hóa đơn truyền thống lịch sử .

Và để thấy rõ hơn những ưu điểm này, các bạn hãy tham khảo trực tiếp trong bảng so sánh giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy bên dưới:

7.2 Có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử lẫn hóa đơn giấy không?

Một tổ chức triển khai, doanh nghiệp kinh doanh thương mại vẫn hoàn toàn có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên cần phải quan tâm những điểm dưới đây :

• Cùng một đơn hàng không được thực hiện xuất bằng cả 2 hình thức hóa đơn. Ví dụ đơn hàng A đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không được đặt in, tự in hóa đơn và ngược lại
• Chỉ sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy với các mặt hàng, dịch vụ khác nhau. Ví dụ mặt hàng A sử dụng hóa đơn điện tử, mặt hàng B có thể sử dụng hóa đơn giấy
• Các quy định về mặt thời gian để tránh vi phạm không nên có

8. Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ khi nào?

nhà nước và Bộ Tài chính đã có những thông tư, nghị định pháp luật về thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử .

Cập nhật mới nhất: Theo Điểm 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01/7/2022”.

Như vậy, những cá thể, tổ chức triển khai nên sớm quy đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2020 .

9. FAQ về hóa đơn điện tử

Có lẽ trên đây là những điều chưa đủ để những bạn hiểu hết về hóa điện tử, EasyInvoice đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp về hoá đơn điện tử, và bạn cũng hoàn toàn có thể thuận tiện tiếp cận hơn trong phân mục : Bạn hỏi – EasyInvoice vấn đáp .

9.1/ Khi nào bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 123 / 2020 / NĐ-CP của nhà nước, khuyến khích hàng loạt những doanh nghiệp quy đổi qua sử dụng hoá đơn điện tử từ ngày 1/7/2022 .

9.2/ Bản thể hiện của hóa đơn điện tử là gì?

Chúng là bản biểu lộ nội dung kinh tế tài chính nhiệm vụ của hoá đơn điện tử, có dạng tương tự với một bản hóa đơn giấy thường thì .

9.3/ Hóa đơn chuyển đổi của hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn quy đổi của hóa đơn điện tử là bản hóa đơn giấy được quy đổi từ hóa đơn điện tử, phản ánh vừa đủ nội dung và tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử .
Thêm một câu hỏi nhỏ trong phần này đó là “ hóa đơn điện tử được quy đổi mấy lần ? ”
Mỗi hóa đơn điện tử chỉ được quy đổi 1 lần duy nhất .

9.4/ Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hợp lệ khi cung ứng khá đầy đủ điều kiện kèm theo và lao lý. Nó là loại hóa đơn được phép sử dụng, mang không thiếu tính pháp lý .

9.5. Sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Rất nhiều doanh nghiệp ngại quy đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nghĩ nó khó sử dụng. Tuy nhiên, ngược lại với tâm lý đó, hóa đơn điện tử vô cùng tiện nghi mà lại dễ sử dụng, chỉ qua một vài hướng dẫn, kế toán hoàn toàn có thể thuận tiện sử dụng .
Bên cạnh đó, Easyinvoice còn có cả một phân mục hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều video, bài viết cụ thể dành cho người sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, những tương hỗ viên luôn chuẩn bị sẵn sàng tương hỗ bất kỳ khi nào .
Trên đây là bài viết tổng hợp một số ít thông tin và kỹ năng và kiến thức về hóa đơn điện tử. Nếu như những bạn còn điều gì vướng mắc vui mừng để lại góp ý ở phần phản hồi hoặc gửi inbox tới fanpage của EasyInvoice nhé .

DÙNG THỬ PHẦN MỀM HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ MIỄN PHÍ

Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ

Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53

Email: [email protected]

Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn

Tags:

Source: https://thomaygiat.com
Category : Điện Nước