Cách tìm kiếm và lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel

Trong bài viết ngày hôm nay, Gitiho sẽ cùng các bạn tìm hiểu phương pháp tìm kiếm và lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel. Với phương pháp này, các bạn có thể dễ dàng đánh dấu các giá trị duy nhất và các giá trị khác biệt tồn tại trong bảng tính của mình.

Xem thêm : Thành thạo mọi kỹ năng và kiến thức tìm kiếm và lọc dữ liệu nhờ khóa học Excel này

Mục Chính

Cách tìm các giá trị duy nhất/khác biệt
Cách lọc các giá trị duy nhất/khác biệt
Cách đánh dấu các giá trị duy nhất/khác biệt
Tổng kết

Cách tìm các giá trị duy nhất/khác biệt

Trong phần tiên phong của bài viết, tất cả chúng ta sẽ khám phá giải pháp tìm những giá trị duy nhất và những giá trị độc lạ trong một cột Excel. Vậy trước hết, những khái niệm này nghĩa là gì ?

Giá trị duy nhất: Là các giá trị chỉ xuất hiện duy nhất một lần trong trang tính.
Giá trị khác biệt: Là các giá trị khác nhau xuất hiện trong trang tính, có thể xuất hiện nhiều lần nhưng giá trị khác biệt chỉ tính cho lần xuất hiện đầu tiên.

Bây giờ chúng ta đã nắm được khái niệm 2 thuật ngữ này rồi, hãy khám phá nội dung bài học thôi!

Bạn đang đọc: Cách tìm kiếm và lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel

Cách tìm các giá trị duy nhất/khác biệt

Giả sử chúng ta có một bảng dữ liệu như trong hình dưới đây với yêu cầu lọc giá trị không trùng nhau trong Excel, hay nói cách khác là xác định các giá trị duy nhất và các giá trị đặc biệt:

Để xác lập những tên Open 1 lần duy nhất trong cột A, tất cả chúng ta sẽ tích hợp hàm IF và hàm COUNTIF để tạo hàm đếm dữ liệu không trùng trong Excel như sau :

=IF(COUNTIF($A$2:$A$10, $A2)=1, “Duy nhất”, “”)

Công thức này hoạt động giải trí như sau : Nếu hàm COUNTIF đếm số lần Open trong cột A của giá trị bằng 1 thì hàm IF trả về tác dụng ” Duy nhất “, tức giá trị này là giá trị duy nhất. Ngược lại, nếu giá trị Open đến lần thứ 2 trở lên, hàm IF trả vê giá trị rỗng . Đối với những giá trị độc lạ, tất cả chúng ta vẫn sử dụng công thức hàm đếm dữ liệu không trùng trong Excel bằng cách tích hợp hàm COUNTIF và hàm IF .

=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)=1, “Distinct”, “”)

Các bạn hoàn toàn có thể thấy công thức này có sự độc lạ nho nhỏ tại địa chỉ ô trong tham số hàm COUNTIF. Chính sự độc lạ nho nhỏ này lại tạo ra một biến hóa to lớn so với cách hoạt động giải trí của hàm. Nếu như ở công thức hàm xác lập những giá trị duy nhất, tất cả chúng ta sử dụng tham chiếu tuyệt đối, thì sang đến hàm xác lập những giá trị độc lạ, tất cả chúng ta sử dụng tham chiếu tương đối. Thao tác được cho phép Excel linh động lan rộng ra dải so sánh từ ô tiên phong ( ô cố định và thắt chặt $ A $ 2 ) đến ô chứa giá trị cần xét tại cột A .

Như vậy, chúng ta đã hoàn tất quá trình lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel với kết quả là các giá trị duy nhất và giá trị khác biệt như trên.

Xem thêm : Hướng dẫn hai cách lấy địa chỉ ô Excel đơn thuần nhất

Cách tìm các hàng duy nhất/khác biệt

Nếu khoanh vùng phạm vi tham chiếu của bạn được lan rộng ra ra nhiều hơn một cột, bạn vẫn hoàn toàn có thể tăng trưởng công thức hàm đếm dữ liệu không trùng trong Excel dựa trên những công thức trong phần trên. Tuy nhiên, thay vì hàm COUNTIF, bạn sẽ cần đến hàm COUNTIFS để nhìn nhận đồng thời những giá trị tại 2 cột .Để xác lập những hàng duy nhất trong bảng, tất cả chúng ta sử dụng công thức lọc dữ liệu trong Excel như sau :

=IF(COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2)=1,”Duy nhất”,””)

Tương tự so với nhu yếu tìm những hàng độc lạ trong bảng, tất cả chúng ta có công thức hàm đếm dữ liệu không trùng trong Excel :

=IF(COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2)=1,”Khác biệt”,””)

Cách tìm các giá trị duy nhất/khác biệt với điều kiện phân biệt chữ hoa chữ thường

Các hàm chúng ta sử dụng trong các công thức trên đều có chung đặc điểm không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Do đó, trong trường hợp bạn cần lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel xét đến cả điều kiện phân biệt chữ hoa và chữ thường, bạn sẽ cần đến một công thức mảng.

Hàm được sử dụng chính là hàm SUM và hàm EXACT. Công thức tích hợp xác lập những giá trị duy nhất của tất cả chúng ta như sau :

=IF(SUM((–EXACT($A$2:$A$10,A2)))=1,”Duy nhất”,””)

Công thức tìm những giá trị riêng không liên quan gì đến nhau trong bảng như sau :

=IF(SUM((–EXACT($A$2:$A2,$A2)))=1,”Khác biệt”,””)

Lưu ý: Vì các công thức kết hợp hàm SUM và hàm EXACT là công thức mảng, bạn phải nhấn Ctrl+Shift+Enter sau khi kết thúc nhập liệu công thức thay vì nhấn Enter thông thường.

Cách lọc các giá trị duy nhất/khác biệt

Cách lọc các giá trị duy nhất/khác biệt

Sau khi đã xác định được các giá trị duy nhất và các giá trị khác biệt trong bảng dữ liệu của mình, chúng ta sẽ xét riêng các giá trị này bằng cách áp dụng bộ lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel. Bạn hãy tiến đến thẻ Data > nhóm Sort & Filter > Filter để Excel hiện bộ lọc cho bảng dữ liệu.

Bạn sẽ thấy các dấu mũi tên xuất hiện trên các ô đầu tiên của mỗi cột. Tại đây, bạn có thể mở hộp thoại lọc dữ liệu trong Excel để hiển thị các giá trị muốn xem. Giả sử bạn muốn xét riêng các giá trị khác biệt trong bảng, bạn tích vào ô “Khác biệt” và nhấn OK.

Xem thêm: Giáo án dạy học Toán 11 theo định hướng phát triển phẩm chất năng lực – https://thomaygiat.com

Lúc này, bạn sẽ thấy trên bảng dữ liệu Excel chỉ có những giá trị được xác lập là giá trị độc lạ. Toàn bộ những giá trị còn lại đã bị ẩn đi .

Cách chọn các giá trị duy nhất/khác biệt từ bộ lọc

Thao tác này tưởng chừng có vẻ như đơn thuần sau khi bạn đã vận dụng bộ lọc dữ liệu trong Excel, nhưng với những bảng dữ liệu khổng lồ với số hàng lên đến 3 chữ số, hoàn toàn có thể bạn sẽ gặp chút ít khó khăn vất vả .Để chọn hàng loạt dữ liệu sau khi lọc, bạn hãy sử dụng phím tắt Ctrl + A. Trong trường hợp bạn cần chọn những giá trị sau khi lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel mà không có tiêu đề cột, hãy chọn ô tiên phong chứa dữ liệu và nhấn tổng hợp phím Ctrl + Shift + End để lan rộng ra khoanh vùng phạm vi chọn đến ô ở đầu cuối chứa dữ liệu .Nếu bạn đang gặp thực trạng lỗi sau khi lọc mà nhấn Ctrl + A chọn toàn bộ dữ liệu gồm có những giá trị đã bị ẩn, đây là cách khắc phục : Nhấn tổng hợp Ctrl + A hoặc Ctrl + Shift + End thứ nhất, sau đó nhấn tổng hợp Alt + ; để Excel hiểu bạn chỉ chọn những giá trị đang hiển thị .Một giải pháp khác cho rắc rối trên nếu bạn chưa thể nhớ được hết những thao tác với phím tắt trong Excel là sử dụng công cụ Find và Select. Hãy chọn hàng loạt list dữ liệu đã lọc, vào thẻ Home > nhóm Editing > Find và Select > Go To Special > tích chọn Visible cells only .

Cách sao chép và dán các giá trị duy nhất/khác biệt từ bộ lọc

Nếu bạn cần sao chép list những giá trị duy nhất / độc lạ từ bộ lọc dữ liệu trong Excel, bạn chỉ cần thực thi những thao tác : Chọn dữ liệu, nhấn tổng hợp Ctrl + C, chọn một vị trí để dán dữ liệu rồi nhấn tổng hợp Ctrl + V. Thật đơn thuần phải không nào ?

Xem thêm : Tổng hợp những phím tắt Excel thần thánh

Cách đánh dấu các giá trị duy nhất/khác biệt

Cách đánh dấu các giá trị duy nhất với Conditional Formatting

Phương pháp nhanh gọn nhất để ghi lại những giá trị duy nhất / độc lạ chính là vận dụng công cụ Conditional Formatting trong Excel. Trước hết, bạn hãy chọn hàng loạt bảng dữ liệu của mình, sau đó vào thẻ Home > nhóm Styles > Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Duplicate Values .

Hộp thoại Duplicate Values hiện lên. Nếu bạn cần làm nổi bật các giá trị duy nhất trong danh sách, hãy chọn “Unique” và một tùy chọn đánh dấu theo ý thích. Ở đây, chúng mình chọn “Green Fill with Dark Green Text” (ô màu xanh lá và văn bản màu xanh đậm). Như vậy, bạn sẽ thấy bảng dữ liệu đã tự động lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel và tô màu cho chúng.

Nếu bạn muốn ghi lại những giá trị duy nhất theo quy tắc riêng của mình, hãy chọn Custom Format ở cuối dải tùy chọn trong hợp thoại Duplicate Values và thiết lập màu ô, màu chữ theo mong ước nhé .

Xem thêm : Hướng dẫn tạo biểu đồ Gantt trong Excel bằng Conditional Formatting

Cách đánh dấu các giá trị khác biệt với Conditional Formatting

Thao tác lưu lại những giá trị duy nhất trong bảng dữ liệu không có gì khó khăn vất vả với Conditional Formatting vì công cụ này đã được setup sẵn tính năng lọc dữ liệu trong Excel để xác lập những giá trị Open một lần duy nhất. Tuy nhiên, với những giá trị độc lạ Open nhiều hơn một lần thì cách ghi lại bằng Conditional Formatting sẽ trở nên phức tạp hơn một chút ít .

Chúng ta cần tự tay tạo một quy tắc định dạng để hệ thống lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel và chạy Conditional Formatting. Bạn hãy chọn Conditional Formatting > New Rule > Use a formula to determine which cells to format (Sử dụng một công thức để xác định ô cần định dạng).

Tại hộp thoại New Formatting Rule, tất cả chúng ta sẽ sử dụng công thức hàm đếm dữ liệu không trùng trong Excel tương tự như như trong phần đầu của bài viết :

=COUNTIF($A$2:$A2,$A2)=1

Sau đó, bạn hãy nhấn nút Format và tự mình thiết lập định dạng sẽ ghi lại lên những giá trị độc lạ trong ô. Khi đã hài lòng với thiết lập của mình, nhấn OK để đóng hộp thoại .Với thiết lập định dạng Conditional Formatting trong Excel như trên, tất cả chúng ta sẽ nhận được hiệu quả dưới đây .

Cách đánh dấu các hàng duy nhất/khác biệt với Conditional Formatting

Tương tự với cách lưu lại những giá trị độc lạ, tất cả chúng ta sẽ phải tạo một quy luật định dạng mới với Conditional Formatting trong Excel để hoàn toàn có thể lưu lại những hàng duy nhất / độc lạ. Bạn hãy mở hộp thoại New Formatting Rule > Use a formula to determine which cells to format .Công thức được sử dụng để xác lập những hàng duy nhất như sau :

=COUNTIFS($A$2:$A$10,$A2,$B$2:$B$10,$B2)=1

Nếu bạn cần làm điển hình nổi bật những hàng độc lạ, hãy sử dụng công thức hàm đếm dữ liệu không trùng trong Excel như sau :

=COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2)=1

Vậy là chúng ta đã sử dụng các công thức đã học ở các phần trên để tạo một điều kiện định dạng mới trong Conditional Formatting. Nếu bạn còn chưa chắc chắn về công thức hàm lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel thì hãy cuộn lại lên phần đầu bài viết để đọc lại nhé.

Xem thêm: Có 3 giai đoạn phát triển trí não đỉnh cao của trẻ

Xem thêm : Hướng dẫn sử dụng hàm so sánh trong Excel kiểm tra xô lệch dữ liệu

Tổng kết

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu thủ thuật lọc dữ liệu không trùng nhau trong Excel và đánh dấu các giá trị duy nhất/khác biệt với công cụ Conditional Formatting. Gitiho hy vọng các bạn có thể dễ dàng ứng dụng kiến thức tin học văn phòng trong bài viết vào công việc của mình. Hãy cho chúng mình biết trong phần bình luận nhé! Đừng quên truy cập blog Gitiho để học thêm thật nhiều thủ thuật Excel hữu ích khác nhé.