Hướng dẫn sử dụng công cụ lọc dữ liệu trùng trong Excel – Thủ thuật, hướng dẫn, hỏi đáp về công nghệ – Phương Tùng
Lọc dữ liệu là gì? Tại sao cần lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là một thao tác của người soạn thảo, dựa vào những công cụ trên Excel triển khai tìm những dữ liệu bị trùng nhau trên cùng một vùng dữ liệu ( một file, một sheet hoặc nhiều sheet khác nhau ). Việc lọc dữ liệu rất quan trọng bởi :
- Ttránh để một dữ liệu xuất hiện nhiều lần trong tài liệu, gây ra sự nhầm lẫn trong tính toán
- Giúp người soạn thảo không mất nhiêu thời gian để ngồi dò lại từng dữ liệu một mà vẫn tìm thấy dữ liệu mình muốn.
Công cụ lọc dữ liệu trùng trong Excel
1. Lọc dữ liệu trùng bằng tính năng Remove Duplicates
Đây là một tính năng thông dụng vì được thiết lập mặc định trên hàng loạt mọi phiên bản của Excel. Tính năng này sẽ giúp bạn lọc những dữ liệu trùng nhưng sẽ tự động hóa xóa chúng đi. Vì vậy bạn cần xem xét khi sử dụng công cụ này nhé. Để triển khai tất cả chúng ta làm như sau :
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu mà bạn cần lọc. Sau đó trên thanh công cụ bạn vào tab Data, ở phần Data Tools chọn mục Remove Duplicates.
Bạn đang đọc: Hướng dẫn sử dụng công cụ lọc dữ liệu trùng trong Excel – Thủ thuật, hướng dẫn, hỏi đáp về công nghệ – Phương Tùng
Bước 2: Khi đó hộp thoại Remove Duplicates sẽ hiện ra:
- Tại ô My data has headers, bạn có thể tích chọn nếu muốn loại dòng đầu tiên (tên cột) ra khỏi vùng lọc dữ liệu.
- Có hai mục là Select All nếu bạn muốn lọc toàn bộ vùng dữ liệu được lựa chọn và Unselect All, nếu bạn hủy bỏ lọc toàn bộ vùng dữ liệu có thể lựa chọn. Còn nếu bạn muốn lọc một số dữ liệu có thể tích thủ công tại mục Columns.
Bước 3: Sau khi hoàn tất bạn nhấn OK. Lúc này Excel sẽ trả về thông báo là số giá trị giống nhau (duplicate values) đã được xóa đi và số giá trị duy nhất (unique values) còn lại trong vùng dữ liệu của bạn. Hãy kiểm tra kết quả tại vùng dữ liệu bạn nhé.
2. Đánh dấu dữ liệu trùng lặp bằng Conditional Formatting
Đây là cách giúp bạn nhấn mạnh vấn đề những vùng dữ liệu bị trùng lặp. Việc lưu lại sẽ không tự động hóa xóa dữ liệu của bạn. Và việc có xóa dữ liệu trùng hay không do bạn tự quyết định hành động. Để lưu lại dữ liệu trùng lặp bạn triển khai làm như sau :
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn lọc, chọn tab Home và vào Styles, nhấn vào Conditional Formatting, sau đó chọn Highlight Cells Rules, tiếp đến chọn Duplicates Values.
Bước 2: Hộp thoại Duplicate Values hiện ra, bạn có hai sự lựa chọn ở ô đầu tiên:
- Duplicate: Làm nổi bật giá trị trùng lặp ở ô đầu tiên;
- Unique: Làm nổi bật giá trị duy nhất trong vùng dữ liệu.
Ở ô thứ hai bạn có thể lựa chọn màu để làm nổi bật dữ liệu, và màu đang được mặc định là ô màu đỏ nhạt với chữ đỏ đậm (Light Red Fill with Dark Red Text).
Bước 3: Sau khi đã cài đặt xong bạn nhấn OK để hoàn tất. Và bạn có thể thấy dữ liệu bạn muốn đã được đổ màu và nổi bật trong tài liệu của bạn rồi đó.
3. Lọc dữ liệu trùng bằng Advanced Filter
Tính năng Advanced Filter sẽ hoạt động giải trí tựa như với một filter thường thì ở trong Excel, tức là bạn chỉ lọc ra những giá trị bạn muốn, những giá trị còn lại vẫn nằm ở đó, không bị mất đi. Để lọc dữ liệu trùng lặp bằng Advanced Filter, những bạn làm theo những bước sau :
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu và vào tab Data, trong Sort & Filter chọn Advanced.
Bước 2: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện, bạn có thể tiến hành thiết lập theo những ý sau:
Ở mục Action có hai lựa chọn cho bạn đó là :
- Filter the list, in-place: Nếu bạn muốn lọc trực tiếp trên vùng dữ liệu đó, như một filter thông thường, Excel sẽ lọc ra các dòng có giá trị theo đúng điều kiện lọc.
- Copy to another location: Nếu bạn chỉ muốn giữ lại các giá trị đã lọc và copy nó sang một vị trí khác trong bảng tính.
Mục List range: Vùng dữ liệu cần lọc.
Mục Criteria range: Điều kiện để lọc.
Mục Copy to (chỉ hiển thị khi bạn chọn vào thiết lập Copy to another location ở phía trên): Là nơi bạn sẽ chọn vị trí bạn muốn copy dữ liệu đã lọc.
Ô Unique records only để lọc ra các giá trị trùng, chỉ giữ lại các giá trị duy nhất.
Bước 3: Sau khi hoàn tất lựa chọn nhấn OK và cùng xem kết quả nhé.
4. Lọc dữ liệu trùng bằng công thức
Cách lọc này thích hợp với những file Excel có nhiều sheet, giúp bạn lọc dữ liệu một lúc nhiều sheet khác nhau. Cách làm như sau :
Giả sử bạn có dữ liệu như trong ảnh, bạn muốn tìm ra những giá trị nào bị trùng lặp của cột Họ và Tên giữa hai vùng dữ liệu, hãy làm theo những bước sau :Bước 1: Thêm một cột Kiểm Tra vào vùng dữ liệu thứ 2.
Bước 2: Nhập công thức cho cột Kiểm Tra tại ô D2 như sau như sau:
=IF(ISNA(VLOOKUP(A2;Sheet1!A:C;1;0));”Unique”;”Duplicate”)
Bước 3: Áp dụng công thức cho toàn bộ cột Kiểm Tra. Những giá trị bị trùng lặp thì cột Kiểm Tra sẽ trả về giá trị “Duplicate”, giá trị duy nhất sẽ trả về giá trị “Unique”.
Lời kết
Như vậy để lọc dữ liệu trùng trong Excel không hề khó như bạn tưởng đúng không nào. Chỉ với vài thao tác đơn thuần như chúng mình đã hướng dẫn, bạn đã hoàn toàn có thể lọc, hoặc thậm chí còn là xóa những dữ liệu bị trùng trong Excel. Hi vọng bài viết đã mang đến nhiều kiến thức và kỹ năng hữu dụng dành cho những bạn. Cám ơn bạn đã xem bài viết. Chúc bạn triển khai thành công xuất sắc .
Source: https://thomaygiat.com
Category : Kỹ Thuật Số
Chuyển vùng quốc tế MobiFone và 4 điều cần biết – MobifoneGo
Muốn chuyển vùng quốc tế đối với thuê bao MobiFone thì có những cách nào? Đừng lo lắng, bài viết này của MobiFoneGo sẽ giúp…
Cách copy dữ liệu từ ổ cứng này sang ổ cứng khác
Bạn đang vướng mắc không biết làm thế nào để hoàn toàn có thể copy dữ liệu từ ổ cứng này sang ổ cứng khác…
Hướng dẫn xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng Excel
Hướng dẫn xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng Excel Xử lý dữ liệu từ máy chấm công là việc làm vô cùng…
Cách nhanh nhất để chuyển đổi từ Android sang iPhone 11 | https://thomaygiat.com
Bạn đã mua cho mình một chiếc iPhone 11 mới lạ vừa ra mắt, hoặc có thể bạn đã vung tiền và có một chiếc…
Giải pháp bảo mật thông tin trong các hệ cơ sở dữ liệu phổ biến hiện nay
Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 4.0 trong đó có internet và các thiết bị công nghệ số. Với các…
4 điều bạn cần lưu ý khi sao lưu dữ liệu trên máy tính
08/10/2020những chú ý khi tiến hành sao lưu dữ liệu trên máy tính trong bài viết dưới đây của máy tính An Phát để bạn…