Hướng dẫn cách mã hóa tài liệu lưu trữ trên Google Drive – Diều Hâu

Google vẫn chưa thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu vào Google Documents và Google Drive hoàn toàn có thể không được cho phép bạn mã hóa tài liệu Google Docs riêng không liên quan gì đến nhau .
Nếu muốn giữ bảo đảm an toàn cho những file tài liệu không bị người ngoài dòm ngó, thì mã hóa là lựa chọn tốt nhất, đặc biệt quan trọng nếu bạn tàng trữ những file đó trên cloud. Có một số ít giải pháp để bảo vệ tính bảo mật thông tin và quyền riêng tư của bạn, giữ cho những tài liệu link cloud được bảo vệ bằng mật khẩu .

mã hoá tài liệu lưu trữ trên google drive

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn một số cách có thể thực hiện để khóa các tài liệu bạn đã lưu trữ trong Google Drive.

Bạn đang đọc: Hướng dẫn cách mã hóa tài liệu lưu trữ trên Google Drive – Diều Hâu

Đảm bảo an toàn cho thiết bị của bạn

Các tài liệu Google Docs, Sheets, và Slides hoàn toàn có thể không có tùy chọn bảo vệ bằng mật khẩu riêng không liên quan gì đến nhau, nhưng chúng vẫn được bảo vệ trên Server của Google. Khi bạn đã san sẻ những file tài liệu, những người dùng khác không hề xem file của bạn nếu không có tên người dùng và mật khẩu Tài khoản Google của bạn .
Để bảo vệ tài liệu khỏi người ngoài, bạn nên bảo vệ thông tin tài khoản của mình luôn được bảo đảm an toàn bằng cách : sử dụng mật khẩu mạnh, bật xác nhận hai yếu tố và sử dụng khóa bảo mật thông tin hardware như Titan hoặc YubiKey để bảo vệ tốt nhất thông tin tài khoản. Với những bước bảo mật thông tin này, người ngoài rất khó có năng lực truy vấn vào thông tin tài khoản của bạn .

Bạn lo ngại về việc bị theo dõi máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh, bạn muốn bảo vệ những thiết bị đó bằng mật khẩu hoặc mã PIN và mã hóa bộ nhớ trên máy. Điện thoại của bạn hoàn toàn có thể đã được mã hóa, nhưng trên máy tính xách tay bạn nên bảo vệ bật BitLocker ( Windows ) hoặc FileVault ( Mac ) trong thiết lập của máy tính để ngăn ngừa kẻ trộm .
Cách này khá bảo đảm an toàn bảo vệ những người xung quanh bạn hoặc kẻ trộm máy tính sẽ không hề xâm nhập vào tài liệu. Tuy nhiên, nếu Server của Google bị tiến công bởi hacker hoặc nhân viên cấp dưới của Google tò mò về những tài liệu thì những giải pháp bảo mật thông tin cũng khó hoàn toàn có thể bảo vệ thông tin tài khoản của bạn .

Mã hóa tài liệu bằng Word hoặc Acrobat

Cloud storage bảo đảm an toàn nhất là bộ nhớ mà bạn trấn áp được hoặc tối thiểu là tàng trữ bạn hoàn toàn có thể trấn áp mã hóa. Tuy nhiên, cho đến khi Google thêm tính năng bảo vệ bằng mật khẩu, thì tốt nhất bạn nên thêm một lớp mã hóa bổ trợ vào tài liệu trước khi tải lên .
Nếu bạn đã thiết lập Microsoft Office trên PC, cách đơn thuần nhất là sử dụng tính năng mã hóa tích hợp của nó. Mở tài liệu được chọn và chuyển tới File > Protect Document > Encrypt with Password. Chọn mật khẩu cho file và sau đó tải nó lên Google Drive ( nếu quên mật khẩu thì file đó sẽ bị mất vĩnh viễn ) .

Xem thêm: TOP 5 game tư duy trí tuệ cực hấp dẫn để luyện não

Nếu dùng phiên bản Acrobat trả phí, bạn hoàn toàn có thể bảo vệ file PDF bằng mật khẩu theo những bước : File > Protect Using Password, sau đó kích hoạt mật khẩu. Ngoài ra, có một số ít dịch vụ trực tuyến không tính tiền hoàn toàn có thể giúp bạn thực thi những bước bảo vệ file PDF .
Bạn không cần phải chỉnh sửa trực tuyến những file tài liệu vì Google sẽ không hề đọc file. Nếu cần xem hoặc chỉnh sửa file, bạn vẫn hoàn toàn có thể tải xuống và mở file trên bất kỳ PC nào có thiết lập Microsoft Office hoặc Adobe Acrobat. Mở khóa file, thực thi những chỉnh sửa thiết yếu, sau đó mã hóa lại và thay thế sửa chữa file đó trong Google Drive .

Mã hóa tài liệu với Boxcryptor

Nếu cần mã hóa những tài liệu không phải Office hoặc bạn không chiếm hữu bản sao của Microsoft Office, thì Boxcryptor là một lựa chọn linh động hơn. Boxcryptor rất giống với Dropbox, Google Drive và những cloud storage services khác. Thay vì sử dụng cloud service của riêng mình, Boxcryptor liên kết với những chương trình cloud-syncing đã được setup trên PC .
Bạn hoàn toàn có thể setup Boxcryptor, kích hoạt Google Drive trong setup của Boxcryptor, sau đó truy vấn Boxcryptor từ thanh bên của File Explorer. Nhấp chuột phải vào bất kể file nào bạn muốn bảo mật thông tin, chọn Boxcryptor > Encrypt và xem checkbox chuyển sang màu xanh lục. Bạn vẫn thấy những file trong Google Drive, nhưng sẽ không hề truy vấn được trừ khi bạn đã setup và đăng nhập Boxcryptor .
Lưu ý : Boxcryptor không lấy phí khi đồng điệu hóa một cloud storage service giữa hai PC, nhưng nếu muốn sử dụng nhiều dịch vụ hoặc nhiều thiết bị bạn nên dùng gói trả phí 48 USD / năm .

Mã hóa tài liệu bằng Veracrypt

Nếu muốn có một tiện ích mã hóa tài liệu hoàn toàn miễn phí và có thể sử dụng với bất kỳ cloud storage service hay bất kỳ thiết bị nào, thì Veracrypt là một lựa chọn hoàn hảo cho bạn. Veracrypt có sẵn cho Windows, macOS và Linux và có thể tạo một vùng chứa được mã hóa để có thể lưu trữ bất kỳ file nào bạn muốn, sau đó file của bạn sẽ được lưu giữ an toàn ở bất kỳ đâu.

Xem thêm: Lịch sử Internet – Wikipedia tiếng Việt

Veracrypt khá thân thiện với người dùng đặc biệt quan trọng là người mới mở màn. Chỉ cần setup chương trình, tạo một vùng chứa file được mã hóa mới trong thư mục Google Drive và kết nối file đó từ hành lang cửa số chính của Veracrypt. Nó sẽ Open như thể một ổ cứng ngoài, sau đó bạn hoàn toàn có thể kéo những file quan trọng vào đó, ngắt liên kết ổ đĩa và vùng chứa được mã hóa sẽ được tàng trữ bảo đảm an toàn trong thông tin tài khoản Google của bạn. Cần setup Veracrypt trên bất kỳ PC nào bạn sử dụng để truy vấn tài liệu bên trong vùng chứa đó .
Thật không may khi Google vẫn chưa thêm một tính năng bảo mật thông tin bằng mật khẩu đơn thuần vào Google Docs, nhưng hiện tại bạn hoàn toàn có thể thử một trong những cách trên để tài liệu được tàng trữ bảo đảm an toàn hơn .