Hướng dẫn cách tạo Form và tùy chỉnh trong Microsoft Access

Microsoft Access được dùng để sắp xếp, lưu trữ thông tin cũng như chuẩn bị các báo cáo được thiết kế đặc biệt. Việc tạo lập form từ cơ sở dữ liệu giúp việc nhập liệu của bạn trở nên thuận tiện hơn. Trong quá trình tạo form, bạn có thể định dạng nó sao cho phù hợp với tính chất của cơ sở dữ liệu cũng như trình bày dễ hiểu hơn. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn bạn cách tạo lập cũng như kiểm soát và tùy chỉnh form để đảm bảo form của bạn hoạt động hiệu quả nhất.

Form trong Access là gì?

Form (Biểu mẫu) là 1 đối tượng được dùng cho 3 mục đích sau đây:

1. Nhập dữ liệu: ví dụ như bạn muốn nhập các tham số trong báo cáo trước khi khởi chạy báo cáo đó.
2. Tùy chỉnh dữ liệu: sử dụng form để chèn, cập nhật hoặc xóa dữ liệu.
3. Điều hướng trên hệ thống: ví dụ bạn tạo form trên Access thì bạn hoặc người dùng khác có thể tải form đó xuống hay chạy báo cáo,…

Bạn có thể xem được tất cả form của mình trong Ngăn Dẫn hướng (Navigation Pane) bằng cách nhấp vào menu của Ngăn Dẫn hướng => chọn All Access Objects.

Bạn đang đọc: Hướng dẫn cách tạo Form và tùy chỉnh trong Microsoft Access

Ngăn Dẫn hướng sẽ hiển thị toàn bộ đối tượng người dùng cũng như những form mà bạn tạo trong cơ sở dữ liệu .

Cách tạo Form (Biểu mẫu) trong Access

Chọn thẻ Create => Form Design 

Lúc này, Form của bạn sẽ được tạo và mở trong chính sách xem Design View :

Các thuộc tính của Form trong Access (Form Properties) trong Access

Chọn thẻ Design => Property Sheet

Khi cửa sổ Property Sheet xuất hiện, Access thường sẽ mặc định là “Detail” nên nếu bạn muốn tạo Form, chọn “Form”.

Sau khi nhấn Form, bạn sẽ thấy ngay các thuộc tính nào được dùng trong Form.

Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form.

Thuộc tính Record Source (Record Source Property) trong Access

Thuộc tính Record Source (Nguồn ghi) sẽ thiết lập các nguồn dữ liệu cho form của bạn.

Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một form để nhập dữ liệu cho bảng “Sản phẩm” dưới đây, bạn sẽ phải chỉ rõ bảng “Sản phẩm” này là một nguồn ghi. Nghĩa là, nếu bạn thêm 1 nguồn ghi mới trong form của bạn thì Access sẽ chèn thêm 1 bản ghi trong bảng “Sản phẩm”, nếu bạn thay đổi bản ghi trong form của bạn thì dữ liệu trong bảng “Sản phẩm” cũng sẽ thay đổi theo.

Thuộc tính Record Source có thể được đặt thành tên bảng, tên truy vấn hay câu lệnh SQL bằng cách bạn nhấn dấu (…) ngay bên phải thuộc tính Record Source.

Thuộc tính chú thích (Caption Property) trong Access

Thuộc tính Caption dùng để đặt nhãn cho form của bạn.

Xem thêm: TOP 5 game tư duy trí tuệ cực hấp dẫn để luyện não

Ví dụ, mình muốn đặt Caption là “Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm”, nghĩa là “Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm” chính là thanh tiêu đề form của bạn:

Thanh tiêu đề form biểu lộ giá trị mà ta đã đặt trong thuộc tính chú thích .

Thuộc tính Default View trong Access

Thuộc tính tiếp theo mà mình giới thiệu đến các bạn trong Access đó là Default View (Thiết lập dạng hiển thị của form). Trong mục này, bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống gồm 6 dạng của form:

1. Single Form
2. Continuous Forms
3. Datasheet
4. PivotTable
5. PivotChart
6. Split Form

Single Form: hiển thị 1 record tại 1 thời điểm 

Ví dụ mình có 1 mẫu form hiển thị 1 record từ bảng “Sản phẩm”. Phía cuối form là thanh chọn bản ghi (Record Selectors). Bộ này cho phép bạn điều hướng từ 1 record này đến 1 record khác. Như ví dụ dưới đây là bạn có thể thấy có đến 77 records trong form này.

Xem thêm: Hướng dẫn cách IMPORT dữ liệu ACCESS vào EXCEL chi tiết nhất

Continuous Forms: hiển thị các record liên tiếp nhau 

Thanh cuộn ngay bên phải giúp bạn lướt qua những record. Ở cuối phía cuối form, bạn vẫn hoàn toàn có thể thấy được thanh chọn record ( gồm 77 record ) .

Datasheet: Hiển thị dữ liệu dạng bảng

Trong dạng xem này, bạn có thể thay đổi kích thước hoặc thậm chí sắp xếp lại vị trí các cột bằng cách highlight hoặc di chuyển các cột sang vị trí khác.

Bạn vẫn hoàn toàn có thể dùng thanh cuộn để lướt qua và xem được hàng loạt bản ghi .

Split Form: Phân chia các Record

Dạng này sẽ cho bạn 2 cái nhìn tổng quan về dữ liệu như sau :

• Phần trên cùng của form sẽ hiển thị ở chế độ xem Datasheet View của các record
• Phần dưới cùng sẽ hiển thị 1 record tại 1 thời điểm (như Single Form).

Hai điểm trên đã được đồng điệu hóa nên khi bạn chọn một trường nào đó trong form của bạn thì Access sẽ cho ra trường tương ứng. Dạng này cung ứng cho bạn tổng thể những công dụng của Datasheet cũng như Single Form .

Các bước thực hiện và thiết lập ở trên được thực hiện trên Access 2010, nhưng bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Access khác.

Xem thêm: TOP 5 game tư duy trí tuệ cực hấp dẫn để luyện não

Kết luận

Hi vọng bài hướng dẫn của Gitiho hoàn toàn có thể giúp những bạn thao tác với Microsoft Access thuận tiện hơn. Để đọc thêm nhiều bài viết hay về những thủ pháp trong Access thì hãy theo dõi Gitiho liên tục những bạn nhé. Nếu bạn muốn được học tất tần tật cách sử dụng Access để thiết kế xây dựng và quản trị dữ liệu thì hãy tham gia vào khóa học dưới đây :Khóa học sẽ cung ứng cho bạn mạng lưới hệ thống kiến thức và kỹ năng từ cơ bản đến nâng cao về những thành phần của Microsoft Access, cách thao tác với bảng biểu, cách dùng cấu trúc câu Query và cách ứng dụng Excel vào Access. Hoàn thành khóa học, những bạn sẽ hiểu được cấu trúc cơ sở dữ liệu, biết cách quy đổi dữ liệu thô thành báo cáo giải trình trực quan, biết cách tồng hợp, nghiên cứu và phân tích và giải quyết và xử lý dữ liệu với Query và sử dụng Form để tạo giao diện nhập liệu .

Khi học tại Gitiho, những bạn sẽ không bị số lượng giới hạn thời hạn hay số lần học và được giảng viên tương hỗ nhiệt tình. Mọi vướng mắc của học viên được đặt ra ở mục Hỏi – Đáp dưới mỗi video bài giảng đều sẽ được phản hồi trong vòng 24 h. Hãy tham gia ngay để làm chủ ứng dụng Access chỉ sau 5 giờ học nhé !

Source: https://thomaygiat.com
Category : Kỹ Thuật Số