Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ – Blue C

Truyền thông nội bộ là gì? Truyền thông nội bộ giữ vai trò như thế nào trong bức tranh phát triển doanh nghiệp? Vì sao truyền thông nội bộ ngày càng trở nên quan trọng hơn và trở thành ưu tiên của các nhà lãnh đạo? Mọi lời giải sẽ có trong bài viết sau.

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Trên thực tế, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về truyền thông nội bộ. Rachel Miller, một nhà tư vấn truyền thông nội bộ, rất nổi tiếng với website AllThingsIC, cho rằng: “Truyền thông nội bộ là cách một công ty tương tác với người của mình, và ngược lại”.

Bạn đang đọc: Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ – Blue C

Kevin Ruck – sáng lập viên của PRAcademy miêu tả truyền thông nội bộ là “ công cụ phân phối thông tin trong doanh nghiệp cho toàn bộ nhân viên cấp dưới, đồng thời tạo thời cơ cho nhân viên cấp dưới lên tiếng về những yếu tố quan trọng, được xem xét bởi những quản trị cấp trung và quản trị cấp cao ” .Paul Barton, tác giả cuốn sách “ Tối đa hóa Truyền thông nội bộ ” nhận định và đánh giá “ Truyền thông nội bộ không phải là việc nói với nhân viên cấp dưới nghĩ cái gì, mà đó là việc tạo ra và thôi thúc những cuộc đối thoại chân thực, đang diễn ra với họ và bên trong tổ chức triển khai ” .

Các định nghĩa truyền thông nội bộ khác nhau là do các cách tiếp cận khác nhau về truyền thông nội bộ. Tựu trung lại, truyền thông nội bộ là các hoạt động truyền thông tương tác giữa con người với con người trong cùng một doanh nghiệp, tổ chức nhằm hướng đến và thực hiện một mục tiêu chung.

Hiểu theo cách thân mật hơn, truyền thông nội bộ giống như bữa cơm tất niên cuối năm, khi mọi người trong mái ấm gia đình cùng chuẩn bị sẵn sàng nấu cỗ với nhau. Trong bữa cơm đó, mọi thành viên mái ấm gia đình đều chung tay góp phần cho bữa cơm nhà, mọi người đều biết mình đang và sẽ làm gì cho “ bữa cỗ ” này và cả nhà cùng ăn món ăn do một tập thể làm ra. Bữa ăn đó sẽ giúp cả mái ấm gia đình cùng kết nối hơn, cùng yêu thương nhau hơn. Trong từng quy trình, hoàn toàn có thể thuận tiện nhận ra sự kết nối xúc cảm của tình thân, sự liên kết giữa quá khứ – hiện tại – tương lai, hay giữa truyền thống cuội nguồn và tân tiến ngay trong từng khoảnh khắc giao thời. Tất cả điều đó đều hướng đến một tiềm năng chung được mang tên là “ Hạnh phúc ”. Đó cũng chính là niềm tin của truyền thông nội bộ .

2. Đối tượng của Truyền thông nội bộ

Có thể chia đối tượng người tiêu dùng của truyền thông nội bộ thành hai nhóm : trực tiếp và gián tiếp .Nhóm đối tượng người tiêu dùng trực tiếp gồm có toàn bộ những người thao tác trong công ty và tổ chức triển khai, hoàn toàn có thể gồm có chỉ huy, quản trị cấp trung, nhân viên cấp dưới, thực tập sinh, cộng tác viên …Nhóm đối tượng người tiêu dùng gián tiếp gồm có cổ đông, nhà đầu tư, người mua, đối tác chiến lược và người nhà nhân viên cấp dưới. “ Người nhà nhân viên cấp dưới ” là nhóm đối tượng người dùng vô cùng quan trọng nhưng lại thường hay bị bỏ lỡ .

3. Đặc tính của Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ được tiến hành với 3 đặc tính hoàn toàn có thể cô đọng bằng một công thức : H.O.T – viết tắt của Honest, Open, Two-way. Truyền thông nội bộ hiệu suất cao là hoạt động giải trí tiếp xúc trên ý thức trung thực ( Honest ), Cởi mở ( Open ) và Hai chiều ( Two-way ) .

Trung thực ( Honest ) : Để có được sự lắng nghe từ nhân viên cấp dưới, hãy trung thực. Nếu truyền thông nội bộ khôngminh bạchtrong thông điệp mình đưa ra, mọi nỗ lực thiết kế xây dựng lòng tin với nhân viên cấp dưới sẽ bị thất bại. Nhân viên sẽ không gặp khó khăn vất vả gì để hoàn toàn có thể kiểm tra mức độ đúng chuẩn trong thông điệp bạn đưa ra bởi họ là những người trực tiếp thưởng thức những điều bạn nói. Do vậy, trung thực với nhân viên cấp dưới là đặc tính số 1 của truyền thông nội bộ .

Cởi mở ( Open ) : Truyền thông hiệu quả cần luôn giữ được sự cởi mở, thẳng thắn. Hãy cởi mở để lắng nghe những quan điểm độc lạ từ nhân viên cấp dưới. Hãy cởi mở với việc san sẻ những giá trị tốt đẹp của công ty, không riêng gì bên trong nội bộ mà còn ra bên ngoài. Truyền thông nội bộ cũng nêncởi mở với những sáng tạo độc đáo phát minh sáng tạo, thay thế sửa chữa những cách làm cũ. Cởi mở cũng có nghĩa là được cho phép nhiều người cùng tham gia vào hoạt động giải trí truyền thông nội bộ. Càng nhiều người tham gia, hiệu ứng của truyền thông nội bộ sẽ càng lớn hơn. Hành trình làm ra loại sản phẩm truyền thông nội bộ cũng chính là truyền thông nội bộ .

Hai chiều ( Two-way ) : Bên cạnh sự trung thực, cởi mở, truyền thông nội bộ còn cần được thực thi theo nguyên tắc hai chiều. Truyền thông nội bộ không phải là hình thức độc thoại của chỉ huy, nó làcuộc đối thoại đa chiều. Chừng nào bạn hoàn toàn có thể duy trì nó như một cuộc hội thoại, chừng đó truyền thông nội bộ sẽ càng trở nên ý nghĩa hơn, hiệu suất cao hơn. Hai chiều gồm chiều dọc : từ trên xuống và từ dưới lên. Hai chiều cũng là theo chiều ngang, giữa những bộ phận đồng cấp. Hai chiều cũng là chiều từ trong ra ngoài và từ ngoài vào trong .

4. Bối cảnh mới của Truyền thông nội bộ

Xu thế hộp kính

Nếu trước kia doanh nghiệp được ví như những “ chiếc hộp đen ” thì giờ đây, doanh nghiệp đã trở thành những “ chiếc hộp kính ” .Trong thời kỳ doanh nghiệp như “ hộp đen ”, rất khó để nhìn thấy những gì đang diễn ra bên trong chiếc hộp đó. Thương hiệu là thứ hiện ra bên ngoài và hoàn toàn có thể là bất kể gì bạn tô vẽ trên mặt phẳng chiếc hộp. Mọi người “ ngắm ” doanh nghiệp từ ngoài, hoàn toàn có thể thích hoặc không thích .Khi doanh nghiệp là chiếc hộp kính trong suốt, người bên ngoài hoàn toàn có thể thuận tiện nhìn thấy bên trong : con người, quy trình tiến độ và cả những giá trị cốt lõi. Họ cũng hoàn toàn có thể biết được người ở bên trong đang cảm thấy thế nào .Một khi văn hóa truyền thống nội bộ đối lập với người mua, nó sẽ là một phần quan trọng của tên thương hiệu. Nó sẽ trở thành một trong những gia tài tiếp thị tên thương hiệu can đảm và mạnh mẽ nhất mà doanh nghiệp có hoặc cũng hoàn toàn có thể là một rủi ro đáng tiếc so với tên thương hiệu. Đó là nguyên do khiến văn hóa truyền thống, truyền thông nội bộ ngày càng được chú trọng tăng trưởng hơn .

Lý tưởng và Sứ mệnh

Trong toàn cảnh mới, truyền thông nội bộ chú trọng đến việc tạo ra một môi trường tự nhiên thao tác lý tưởng và chú trọng nhiều vào thiên chức, bức tranh lớn. Một thiên nhiên và môi trường được nhìn nhận là lý tưởng khi những tổ chức triển khai dùng thế mạnh của mình để xử lý một yếu tố của xã hội, đồng thời nhờ đó giúp nhân viên cấp dưới cùng tham gia vào quy trình xử lý yếu tố đó .Đồng thời, thiên chức cũng là yếu tố quan trọng cần xem xét khi triển khai việc làm truyền thông nội bộ. Một doanh nghiệp chú trọng vào thiên chức, bức tranh lớn sẽ biến thiên chức đó thành chất keo liên kết nhân lực thế hệ mới, tăng động lực tự thân và hiệu suất thao tác cũng như tạo độc lạ qua văn hóa truyền thống doanh nghiệp .Một câu truyện cho thấy tầm quan trọng của thiên chức không hề không nhắc đến câu truyện người lau sàn nhà tại NASA. Năm 1961, trong một lần đến thăm trụ sở của Cục Hàng không Vũ trụ Mỹ ( NASA ), Tổng thống John F. Kennedy chuyện trò với một người đang lau sàn nhà. Tổng thống hỏi thăm anh về việc làm, hỏi ông làm gì ở NASA. Câu vấn đáp của người lao công làm Kennedy sững người : “ Thưa Tổng thống, tôi ở đây để giúp đưa con người lên mặt trăng ! ”. NASA khi đó đang nhận thiên chức biến nước Mỹ trở thành một cường quốc về hàng không ngoài hành tinh. Mục tiêu tiên phong là chinh phục mặt trăng. Tất cả nhân viên cấp dưới NASA đều hướng đến tiềm năng này, gồm có cả người lao công bình dị. Câu vấn đáp của anh sau này trở thành một ví dụ tầm cỡ của việc khi gắn cùng một thiên chức lớn, sẽ không có việc làm nào là tầm thường nữa .

Thách thức Silo

Một thử thách khác từ nội tại doanh nghiệp là hiệu ứng Silo. Trong quản trị doanh nghiệp, Silo là khái niệm dùng để chỉ trạng thái tiếp xúc thiếu hiệu suất cao, khi một số ít bộ phận không muốn hợp tác và san sẻ thông tin với những người khác trong cùng một công ty. Silo hình thành khi nhân viên cấp dưới kết nối với một nhóm hơn là với công ty, nhân viên cấp dưới của một nhóm mất lòng tin vào nhân viên cấp dưới hoặc phòng ban khác. Một khi niềm tin biến mất, việc những nhóm thao tác cùng nhau sẽ ngày càng khó khăn vất vả. Loại tâm ý này sẽ làm giảm hiệu suất cao trong hoạt động giải trí chung, giảm niềm tin thao tác và hoàn toàn có thể góp thêm phần vào sự sụp đổ của văn hóa truyền thống. Bởi vậy, truyền thông nội bộ hiệu suất cao hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp phá vỡ những khối Silo này .

Cuộc cách mạng “không tìm kiếm” và nội dung “real-time”

Bối cảnh này được hiểu là khi những thông tin trong tổ chức triển khai được sắp xếp, tổ chức triển khai theo hướng dễ tìm kiếm, không cần tốn quá nhiều thời hạn và nguồn lực để “ truy vết ”, đồng thời thông tin cũng cần tiếp tục được update để luôn trong thực trạng mới nhất, hot nhất, thời sự nhất. Đó cũng là khi môi trường tự nhiên được số hóa nhiều hơn với đa kênh tiếp cận mọi điểm chạm, lôi cuốn tương tác trong thực tiễn nhiều hơn .

Dữ liệu giáo

Trong toàn cảnh mới, tài liệu trở thành yếu tố thiết yếu để tiến hành công tác làm việc truyền thông nội bộ. Doanh nghiệp có xu thế đưa ra quyết định hành động dựa trên tài liệu. Đồng thời, đối tượng người tiêu dùng tiềm năng sẽ được phân thành những nhóm nhỏ theo quy mô những tiểu hội đồng trong doanh nghiệp, từ đó thuận tiện tích lũy quan điểm, lời nói của từng nhóm nội bộ và có cơ sở để đưa ra những đề xuất kiến nghị, nâng cấp cải tiến bám sát với nhu yếu của từng nhóm hơn .

Covid-19

Thời gian vừa mới qua, sự Open của Covid-19 đã khiến những hoạt động giải trí quản trị doanh nghiệp biến hóa, và truyền thông nội bộ cũng không ngoại lệ. Truyền thông nội bộ đã chuyển từ vai trò bộ phận công dụng sang bộ phận chiến lược để duy trì kinh doanh thương mại. Cách thức truyền thông cũng chú trọng vào việc trực tiếp nhiều hơn, giảm bớt vai trò trung gian, đồng thời lắng nghe nhiều hơn. Thay vì áp đặt như trước đó, chỉ huy sẽ trao quyền cho nhân viên cấp dưới nhiều hơn, tạo điều kiện kèm theo để nhân viên cấp dưới học hỏi, kết nối, nhận thức và được tán dương nhiều hơn. Song song với đó, nội dung truyền thông cũng tập trung chuyên sâu hơn vào những điều cốt lõi như văn hóa truyền thống doanh nghiệp, thiên chức, bức tranh lớn .

5. Vai trò của Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ hoàn toàn có thể giúp doanh nghiệp ngày càng tăng 4 nguồn vốn, trong đó gồm : nguồn vốn tổ chức triển khai, nguồn vốn thông tin, nguồn vốn con người và nguồn vốn hội đồng .

Nguồn vốn tổ chức triển khai : Truyền thông nội bộ góp thêm phần tăng trưởng văn hóa truyền thống doanh nghiệp, thiết kế xây dựng hình ảnh chỉ huy, giúp doanh nghiệp truyền thông về khuynh hướng tăng trưởng, tầm nhìn, chiến lược cũng như tăng trưởng mối quan hệ giữa những đội nhóm ( nổi bật là kiến thiết xây dựng những tiểu hội đồng nhân viên cấp dưới ) .

Nguồn vốn thông tin : Truyền thông nội bộ giúp nhân viên cấp dưới hiểu hơn về những pháp luật, quy trình tiến độ, chủ trương, tăng kỹ năng và kiến thức về tên thương hiệu, loại sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và lan rộng ra, update kỹ năng và kiến thức về ngành, nghề, thị trường, đối thủ cạnh tranh .

Nguồn vốn con người : Truyền thông nội bộ là kênh để doanh nghiệp lôi cuốn nhân tài trải qua tương hỗkiến thiết xây dựng tên thương hiệu tuyển dụng,giữ chân nhân tàitrải qua những chương trình kết nối, vinh danh, lắng nghe hay ngăn ngừa khủng hoảng cục bộ và tăng trưởng nhân tài trải qua những chương trình đào tạo và giảng dạy, tăng trưởng kiến thức và kỹ năng, sự nghiệp .

Nguồn vốn hội đồng : Truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp kiến thiết xây dựng và thắt chặt quan hệ với những tổ chức triển khai xã hội, chính quyền sở tại, … tương hỗ cho bán hàng trải qua những sáng tạo độc đáo nhằm mục đích nâng cấp cải tiến kinh doanh thương mại, những chương trình người mua nội bộ, tham gia tiến hành nhữnghoạt động giải trí nghĩa vụ và trách nhiệm xã hội ( CSR )và kiến thiết xây dựng hội đồng ủng hộ doanh nghiệp ( hệ sinh thái nhân sự lan rộng ra cả trực tuyến và offline ) .

Công thức “ BELIEVE ” dưới đây sẽ giúp bạn tưởng tượng rõ hơn vai trò của truyền thông nội bộ trong toàn cảnh mới .

Hỗ trợ kinh doanh – Business Support

Truyền thông nội bộ cần là công cụ đắc lực để tương hỗ kinh doanh thương mại. Những tiềm năng kinh doanh thương mại cần truyền tải tới nhân viên cấp dưới để họ hiểu mình đang bán loại sản phẩm gì, chất lượng ra làm sao. Qua việc hiểu rõ hơn về loại sản phẩm, dịch vụ đó, nhân viên cấp dưới sẽ thuận tiện trở thành một đại sứ tên thương hiệu – những người chuẩn bị sẵn sàng trình làng và tiếp thị chúng với người mua, người thân trong gia đình, bè bạn .Hãng đệm Aaron – doanh nghiệp đã dùng cách truyền thông nội bộ độc lạ để dùng chính nhân viên cấp dưới ra mắt về loại sản phẩm đệm của mình. Aaron là một nhà kinh doanh nhỏ trong nghành nội thất bên trong, thiết bị điện tử và đồ gia dụng tại Mỹ. Doanh nghiệp này đã phá vỡ Kỷ lục Guinness Thế giới với thương hiệu hiệu ứng domino bằng người và nệm với 1200 người ôm nệm xếp thành chuỗi dài và từ từ đổ theo hiệu ứng Domino. Đoạn video lôi cuốn rất nhiều lượt xem trên mạng xã hội và cũng giúp nhiều người biết hơn tới tên thương hiệu này .Nhân viên, sau khi được truyền thông nội bộ tốt, hoàn toàn có thể giúp :

Bán hàng ( tăng nhanh truyền thông cho những chương trình shopping, tặng thêm )

Lắng nghe để chăm nom người mua ( tiếp đón quan điểm, quan sát hành vi của người mua )

Tăng cường những thưởng thức cho người mua ( customer experience )

Tăng cường sự kết nối với tên thương hiệu của người mua ( customer engagement )

Lan tỏa tên thương hiệu( qua CSR, kiến thiết xây dựng văn hóa truyền thống doanh nghiệp … )

Hỗ trợ hoạt động giải trí marketing ( ĐK tham gia sự kiện, check in … )

Hỗ trợ tuyển dụng

Gắn kết – Engage

Truyền thông nội bộ còn là sợi dây để kết nối con người với con người, con người với tổ chức triển khai, con người với thiên chức và tầm nhìn cũng như những tiềm năng .Thông qua những hoạt động giải trí team building, những sự kiện nội bộ, cán bộ nhân viên cấp dưới có thời cơ gặp gỡ, giao lưu những đồng nghiệp, chỉ huy mà mình chưa có thời cơ tiếp xúc. Các hoạt động giải trí này là chất xúc tác để giúp họ thêm phần khăng khít, ngày càng tăng niềm tin thao tác nhóm và hiểu hơn về những người mà hằng ngày mình đang cùng thao tác .Bên cạnh đó, nhờ có những hoạt động giải trí truyền thông nội bộ, khoảng cách giữa nhân viên cấp dưới với tổ chức triển khai cũng được rút ngắn lại. Khi đó, tổ chức triển khai đang san sẻ những thiên chức, tầm nhìn, giá trị mà mình đang tuân theo tới nhân viên cấp dưới, giúp nhân viên cấp dưới cảm thấy mình cũng là một phần trong bức tranh lớn của doanh nghiệp .

Lắng nghe nhân viên – Listen

“ Điều quan trọng nhất trong truyền thông là nghe những gì không được nói ” – nhà tư vấn quản trị Peter Drucker từng nhận định và đánh giá. Truyền thông nội bộ là một mạng lưới hệ thống trao đổi thông tin hai chiều. Nếu vẫn đang nghĩ truyền thông nội bộ chỉ đơn thuần là việc chuyển tin tức một chiều từ những cấp trên xuống đội ngũ nhân viên cấp dưới, thì đó là một ý niệm thiếu sót .Giờ đây, trải qua những chiến dịch thống kê giám sát mức độ kết nối, thăm dò ý kiến nhân viên cấp dưới, những forum đàm đạo, lời nói của nhân viên cấp dưới đang dần được lắng nghe và giải đáp nếu họ gặp phải yếu tố gì mình chưa hài lòng. Các kênh truyền thông nội bộ như hòm thư góp ý, những forum mở, phản hồi trên những trang mạng xã hội nội bộ sẽ là nơi để những quan điểm của nhân viên cấp dưới được tiếp đón .Có rất nhiều phương pháp lắng nghe, đó hoàn toàn có thể là :

Lắng nghe dữ thế chủ động trải qua những chương trình khảo sát định kỳ, thăm dò, tìm hiểu, bầu chọn

Sử dụng những công cụ social listening

Tổ chức những hội thảo chiến lược, forum, đối thoại, giao lưu ( offline và trực tuyến )

Lắng nghe qua những đầu mối truyền thông nội bộ và những KOL

Quan sát và phân tích nội dung, hành vi

Xem thêm: Quỹ đầu tư phát triển là gì? Nguyên tắc và cách hạch toán

Cập nhật thông tin – Information Update

Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên cấp dưới biết về những sự kiện sắp diễn ra, những biến hóa trong chủ trương công ty, những hoạt động giải trí kết nối nhân viên cấp dưới như dã ngoại, hội thao hay những update về tình hình kinh doanh thương mại chung của công ty .Việc công bố những thông tin này đến từng nhân viên cấp dưới thay vì che giấu sẽ tạo nên một môi trường tự nhiên 360 độ minh bạch, cởi mở mà bất kể nhân viên cấp dưới nào cũng mong ước. Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và ưu tiên việc update nhanh nhất bất kể hoạt động giải trí, sự kiện nào diễn ra trong công ty đến nhân viên cấp dưới qua những kênh nội bộ, hoàn toàn có thể kể đến như Vietnam Airlines với trang Spirit, FPT với trang Chungta. Không những vậy, những trang nội bộ này còn “ Open ” để bất kể ai, dù là cán bộ nhân viên cấp dưới hay người mua, đối tác chiến lược đều hoàn toàn có thể theo dõi và tìm hiểu và khám phá .

Đào tạo – Educate

Truyền thông nội bộ hoàn toàn có thể giúp nhân viên cấp dưới nâng cao kiến thức và kỹ năng trình độ, kiến thức và kỹ năng mềm và học hỏi nhiều điều mới trải qua những hoạt động giải trí như sự kiện giao lưu, trao đổi, những buổi tọa đàm tương quan đến những đề tài trình độ mà nhân viên cấp dưới chăm sóc. Các bản tin nội bộ cũng hoàn toàn có thể dành nhiều nội dung để san sẻ về những khuynh hướng của ngành hay những kinh nghiệm tay nghề giúp bán hàng và chăm nom người mua hiệu suất cao hơn .

Văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi – Values

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp cho văn hóa truyền thống doanh nghiệp của bạn trở nên rõ ràng. Các thông tin, thông điệp, những update tin tức, những bài viết trên trang blog riêng của CEO đóng vai trò quan trọng trong việc nhìn nhận về văn hóa truyền thống của nhân viên cấp dưới. Họ sẽ hiểu doanh nghiệp này đang làm vì điều gì, những giá trị sinh ra để Giao hàng quyền lợi của ai, vì sao thiên chức lại thực sự thiết yếu cho doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp là tổng thể và toàn diện những giá trị đó, và nếu được thực thi tốt, những chiến dịch truyền thông nội bộ sẽ đưa những văn hóa truyền thống mà điển hình nổi bật là những giá trị cốt lõi “ sống ” cùng nhân viên cấp dưới .Bạn hoàn toàn có thể nhìn ví dụ từ Mekong Capital để thấy cách doanh nghiệp này đưa những giá trị cốt lõi cũng như những nền tảng của văn hóa truyền thống doanh nghiệp vào đời sống của nhân viên cấp dưới. Mekong Capital đã triển khai những sự kiện vui tươi, những chương trình theo tháng, quý như tranh tài những game show, những cuộc thi, lễ trao giải, những buổi trao đổi để nhân viên cấp dưới thấm nhuần và hiểu hơn về 8 giá trị cốt lõi. Bên cạnh đó, để kiểm tra mức độ hiểu biết của nhân viên cấp dưới, những chương trình nhìn nhận hàng năm kèm theo những bài kiểm tra được đưa ra để nhìn nhận nhân viên cấp dưới đã nắm được và vận dụng những giá trị cốt lõi đó như thế nào .

Xây dựng hình ảnh lãnh đạo – Employer

Nhờ có truyền thông nội bộ hiệu suất cao, tiếp xúc giữa chỉ huy và nhân viên cấp dưới cũng trở nên cởi mở hơn, thẳng thắn hơn, giúp cho việc quản trị và quản lý và điều hành tốt hơn. Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp lan tỏa tầm tác động ảnh hưởng của bất kể ai trong công ty để biến họ trở thành một “ nhà chỉ huy ”. Họ không nhất thiết phải là một CEO, một nhà quản trị để được coi là chỉ huy, mà chỉ cần lời nói của họ, hành vi của họ truyền cảm ứng cho những người khác, giúp người khác ngày một tăng trưởng, khi đó họ đã là “ chỉ huy ” của mọi người .

6. Xây dựng Chiến lược Truyền thông nội bộ

Khi nói đến truyền thông nội bộ, một số ít người thường nghĩ ngay đến những bài phát biểu hùng hồn, những music video phát minh sáng tạo, những bộ ảnh truyền cảm hứng, những bài thơ, câu truyện thân thiện. Một số khác lại nghĩ đến những câu thông điệp ấn tượng, hoặc những hoạt động giải trí team building vui tươi .Nhưng đó chỉ là phần ngọn. Truyền thông nội bộ không khởi đầu từ đó. Truyền thông nội bộ không khởi đầu bằng những mẫu sản phẩm vấn đáp cho câu hỏi Cái gì ? Nó mở màn từ nền tảng với câu hỏi Tại sao ? Tại sao phải làm những việc này ?Khi đặt đúng câu hỏi, truyền thông nội bộ sẽ trở thành giải pháp hiệu suất cao cho những yếu tố mà doanh nghiệp đang đương đầu. Truyền thông nội bộ để giúp chỉ huy lấy được niềm tin, sự ủng hộ của nhân viên cấp dưới ? Truyền thông nội bộ để giúp kết nối đội ngũ ? Truyền thông nội bộ để giảm tỉ lệ nghỉ việc ? Truyền thông nội bộ để xử lý một khủng hoảng cục bộ nội bộ nào đó ? Hãy luôn nhớ, điều quan trọng nhất là phải xác lập được nguyên do làm Truyền thông nội bộ .Cách tiếp cận này được xác nhận bởi triết lý của Simon Sinek, một chiến lược gia về truyền thông và quảng cáo, tác giả của cuốn sách nổi tiếng Start From Why. Sinek đã nghiên cứu và điều tra phương pháp quản lý và vận hành của những công ty số 1 quốc tế, và ông tìm ra được một “ công thức thành công xuất sắc ” bí hiểm mà ông gọi là Vòng tròn vàng .Theo kim chỉ nan tăng trưởng kinh tế tài chính cổ xưa, toàn bộ những doanh đều biết họ cần sản xuất CÁI GÌ, một số ít doanh nghiệp biết làm NHƯ THẾ NÀO. Nhưng rất ít người hỏi TẠI SAO tất cả chúng ta làm loại sản phẩm đó. Nghĩa là tất cả chúng ta làm xuôi từ ngoài vào trong vòng tròn ( OUTSIDE IN ) .

Theo Simon Sinek, những công ty thành công thường dựa theo chiều INSIDE OUT, bắt đầu từ trong ra. Biết Tại sao sẽ có Động lực. Có Động lực sẽ tìm ra cách thức. Có Cách thức sẽ có Sản phẩm. Bằng cách này, khả năng tạo ra những sản phẩm “sáng tạo” và truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc là rất cao.

“ Vòng tròn vàng ” của Simon Sinek là một trong những triết lý được nhiều doanh nghiệp ứng dụng nhất lúc bấy giờ. Nó không chỉ giúp những nhà chỉ huy làm xuất sắc mọi việc trong quản trị doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự, mà còn mang lại hiệu suất cao cao với truyền thông nội bộ .Trước khi mở màn, hãy nghĩ đến nguyên do. Điều này sẽ giúp bạn xử lý căn nguyên của yếu tố mà doanh nghiệp đang gặp phải .

7. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang cần có một chiến lược truyền thông nội bộ

Quá nhiều sự kiện “ăn chơi nhảy múa”

Khi sự kiện nội bộ được tổ chức triển khai với tần suất rậm rạp, phần lớn mang đặc thù “ ăn chơi nhảy múa ” mà không tương hỗ việc đạt tiềm năng chung của doanh nghiệp, điều này hoàn toàn có thể gây ra sự tiêu tốn lãng phí sức lực lao động, thời hạn và tài lộc của doanh nghiệp .Hơn một phần ba số người được hỏi trong Nghiên cứu Toàn cầu về Sự kiện vào năm năm nay dành tối thiểu 20 % ngân sách truyền thông của họ cho những sự kiện nội bộ. Doanh nghiệp sẽ không muốn “ đổ sông đổ biển ” khoản ngân sách đó một cách vô ích. Bởi vậy, những sự kiện nội bộ của doanh nghiệp nên được xu thế một cách chuyên nghiệp, với tiềm năng được xác lập một cách rõ ràng. Những tiềm năng đó sẽ giúp những nhà tổ chức triển khai sự kiện tập trung chuyên sâu vào những gì sẽ đạt được thay vì tập trung chuyên sâu vào những yếu tố bề nổi, thời gian ngắn .

Nội dung không được nhân viên quan tâm

Một tín hiệu khác cho thấy truyền thông nội bộ đang gặp yếu tố đó là khi những nội dung được đưa ra không nhận được sự ủng hộ từ nhân viên cấp dưới. Những bài viết với lượng like, comment, san sẻ rất ít. Những cuốn tạp chí không thường được nhân viên cấp dưới đưa ra để luận bàn, góp ý. Nhân viên không thấy được giá trị từ những thông tin được phân phối .Những tín hiệu này thường thì là do việc đề xuất kiến nghị kế hoạch nội dung không dựa trên việc đồng cảm và kiến thiết xây dựng chân dung nhân viên cấp dưới. Trong chiến lược truyền thông nội bộ, việc đồng cảm chân dung nhân viên cấp dưới giúp doanh nghiệp hiểu họ cần phải nói câu truyện gì, trên kênh nào để nhận được sự chăm sóc của nhân viên cấp dưới .

Không đo lường được hiệu quả của truyền thông nội bộ

Theo báo cáo giải trình của Poppulo vào năm năm nay, có tới hơn 60 % người làm truyền thông nội bộ được hỏi cho biết họ không giám sát mức độ hiệu suất cao việc làm của mình. Đó cũng là việc làm dành ít thời hạn nhất trong tuần của họ. Chính thế cho nên, họ không nhìn nhận được tình hình truyền thông nội bộ hiện tại, có địa thế căn cứ để so sánh đối sánh tương quan với tác dụng những năm trước cũng như có hướng đặt ra tiềm năng cho những năm tới .Chiến lược truyền thông nội bộ là chìa khóa giúp hiểu được thành công xuất sắc đó hoàn toàn có thể được xác lập bằng cách nào, với những tiêu chuẩn đơn cử ra làm sao .

Đội ngũ triển khai luôn thấy quá tải với khối lượng công việc

“ Chiến lược ” chính là “ lược để chiến ”, bạn sẽ làm ít hơn với phương pháp hiệu suất cao hơn. Nếu đội ngũ tiến hành quá tải với vô vàn việc làm mà hiệu suất cao không nhìn thấy một cách rõ ràng, điều đó hoàn toàn có thể cho thấy doanh nghiệp đang cần một phương pháp tiếp cận hài hòa và hợp lý hơn, hiệu suất cao hơn, tiết kiệm ngân sách và chi phí hơn .Cần biết rằng, việc không có chiến lược truyền thông nội bộ sẽ giống như việc bạn lênh đênh trên hành trình dài ra hòn đảo nhưng không có map. Quản lý và đội chuyên trách, hay nói cách khác chính là thuyền trưởng và những thủy thủ trên tàu, sẽ không biết mình nên đi theo lộ trình nào để đến nơi cần đến, không biết phải làm gì để thuyền đi đúng hướng và đến đích đúng hẹn .Khi đội ngũ truyền thông nội bộ đang gặp tín hiệu “ mất phương hướng ” như vậy, hãy nhanh gọn đi tìm “ map ” đang bị thất lạc. “ Bản đồ ” đó sẽ giúp họ hiểu mình đang ở đâu, mình cần đi theo hướng nào và mất bao lâu họ hoàn toàn có thể “ cập bến ”. Xem thêm tại đây .

8. Thấu hiểu những gì để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hoàn chỉnh?

Thấu hiểu bối cảnh

Khi tình hình quốc tế bị đảo lộn, guồng quay kinh tế tài chính bị ngưng trệ cũng là lúc nhiều doanh nghiệp nhìn lại xung quanh mình đang xoay chuyển thế nào và chính bên trong họ đang có gì để cung ứng những sự đổi khác đó. Đó cũng là lúc họ chớp lấy thời cơ cho chính mình để liên tục sống sót trong một quốc tế hỗn loạn, giống như cách mà đồng đội nhà Wright ( người ý tưởng ra máy bay ) đã bắt lấy thời cơ đổi khác ngành vận tải đường bộ toàn thế giới khi họ nhìn thấy một đàn chim bay .Thấu hiểu toàn cảnh chung, gồm có đồng cảm tình hình nền kinh tế tài chính, đồng cảm những xu thế hậu khủng hoảng cục bộ, từ đó gắn toàn cảnh đó vào “ bức tranh lớn ” với tầm nhìn, thiên chức và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ xu thế cho truyền thông nội bộ đi đúng hướng, tối ưu hơn .Nếu không hiểu toàn cảnh và “ bức tranh lớn ”, chiến lược truyền thông nội bộ sẽ không xác lập được tiềm năng tương thích với tiềm năng chung của tổ chức triển khai, gây tiêu tốn lãng phí ngân sách mà không đem lại hiệu quả mong ước .

Thấu hiểu hiện trạng truyền thông nội bộ

Bên cạnh đồng cảm toàn cảnh, chiến lược truyền thông nội bộ cũng cần được thiết kế xây dựng dựa trên sự đồng cảm thực trạng kênh, hoạt động giải trí và nguồn lực tiến hành của doanh nghiệp. Khi đội ngũ nhân viên cấp dưới quay lại văn phòng, rất nhiều phương pháp thao tác trước kia đã đổi khác, truyền thông nội bộ cũng có những cách tiến hành mới. Các sự kiện nội bộ sẽ hạn chế hơn, thay vào đó là những tương tác trực tuyến ; những kênh truyền thông nội bộ được nhân viên cấp dưới theo dõi nhiều hơn để update tin tức trong doanh nghiệp ; nguồn lực tiến hành phải tinh giản hơn, đa nhiệm hơn .Khi đó, nếu muốn lập chiến lược hoặc lập kế hoạch truyền thông nội bộ mới hậu khủng hoảng cục bộ, doanh nghiệp cần nghiên cứu và phân tích cách làm cũ trước đây, từ những mẫu sản phẩm và kênh cho đến nguồn lực tổ chức triển khai TTNB. Một khi hiểu được thực trạng này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm cách để tận dụng những thứ sẵn có, phối hợp với những xu thế mới nhất để hoàn toàn có thể phát huy thế mạnh, hạn chế điểm yếu, đề ra chiến lược truyền thông nội bộ tương thích và hiệu suất cao .

Thấu hiểu nhân viên

Đây là yếu tố then chốt tạo nên sự thành công xuất sắc của doanh nghiệp nhưng lại là điều thường bị bỏ lỡ. Chỉ khi đồng cảm nhân viên cấp dưới của mình một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp mới hoàn toàn có thể kiến thiết xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ tương thích với mong ước của nhân viên cấp dưới và được sự tiếp đón nhiệt tình, tích cực từ họ .Việc đồng cảm nhân viên cấp dưới cần dựa trên sự lắng nghe, khảo sát để hiểu được : họ đang thực sự nghĩ và cảm thấy gì, họ nhìn thấy gì, họ nói và làm gì, họ nghe gì, họ gặp khó khăn vất vả ra làm sao, họ mong ước như thế nào. Chẳng hạn như khi nhân viên cấp dưới thấy rằng công ty hình như chỉ chăm sóc đến doanh thu, nhân viên cấp dưới bị cắt giảm lương tiên phong chứ không phải chỉ huy, họ nhìn thấy sự chán nản từ chính chỉ huy, nghe thấy những thông tin như “ hình như sẽ cắt giảm nhân sự ” và không có ai nói cho họ biết những gì đang diễn ra. Đó là lúc họ mong ước được lắng nghe những thông điệp rõ ràng về tương lai của doanh nghiệp, tương lai của chính họ và cam kết công ty. Dựa trên những thông tin này, trách nhiệm của truyền thông nội bộ là cố gắng nỗ lực để phân phối được những nhu yếu đó .Cần nhớ rằng, nhân viên cấp dưới là tài nguyên quan trọng nhất của doanh nghiệp. Bạn càng hiểu rõ về họ thì càng có năng lực giữ cho họ hài lòng, gắn bó và giúp phát huy tối đa tiềm năng. Một khi nhân viên cấp dưới của bạn không tin yêu, tự hào về những giá trị của doanh nghiệp thì liệu rằng họ hoàn toàn có thể toàn tâm toàn ý, phát huy hết năng lực để đưa doanh nghiệp vượt qua thử thách và dần đi đến thành công xuất sắc vững chắc ?Thấu hiểu là cách tối ưu để chiến lược truyền thông nội bộ triển khai xong và tương thích hơn. Nếu bạn chưa có một chiến lược truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, hãy xem xét giải pháp IC Strategy của Blue C. Với IC Strategy – một hướng tiếp cận tương thích với thực trạng của doanh nghiệp, những ý tưởng sáng tạo độc lạ, phát minh sáng tạo và một kế hoạch theo timeline đơn cử, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp đồng cảm toàn cảnh, đồng cảm thực trạng ngành cũng như đồng cảm nhân viên cấp dưới, từ đó khai thác tối đa vai trò của truyền thông nội bộ trong việc triển khai những tiềm năng chiến lược của tổ chức triển khai. Tìm hiểu thêm về IC Strategy tại đây .

9. Đo lường mức độ trưởng thành Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ không chỉ là tập hợp kênh hay chuỗi sự kiện. Truyền thông nội bộ cần được nhìn nhận như thể một mạng lưới hệ thống. Để nhìn nhận độ trưởng thành của mạng lưới hệ thống này, doanh nghiệp cần phải được nhìn nhận trên nhiều tiêu chuẩn khác nhau, từ đó xác lập thực trạng và đề xuất kiến nghị những giải pháp để phát huy điểm mạnh, cải tổ điểm yếu .Nhận thức được tầm quan trọng của việc thống kê giám sát này, Blue C đã thiết kế xây dựng công cụ IC Maturity Tool – đo lường và thống kê mức độ trưởng thành của truyền thông nội bộ. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp xác lập truyền thông nội bộ đang làm tốt đến đâu, từ đó biết được tiêu chuẩn nào cần làm tốt hơn, tiêu chuẩn nào cần cải tổ .Internal Communication Maturity Model ( ICMM ) là công cụ do Blue C tăng trưởng dựa trên kinh nghiệm tay nghề tư vấn truyền thông nội bộ cho nhiều doanh nghiệp với những quy mô khác nhau .Bộ công cụ với 12 câu hỏi, đo trên 10 tiêu chuẩn và xếp hạng thành 5 Lever. Thời gian nhìn nhận trong 30 phút .

Tiêu chí đo lường

Để giám sát, tất cả chúng ta nhìn nhận trên 10 tiêu chuẩn :

Lãnh đạo : Mức độ chăm sóc của chỉ huy đến TTNB, quan điểm của chỉ huy so với vai trò của TTNB

Chiến lược : Quản lý TTNB theo chiến lược

Kênh : Cách thức tổ chức triển khai kênh và tăng trưởng nội dung cho kênh

Hoạt động : Cách thức tổ chức triển khai những hoạt động giải trí TTNB

Con người : Cách thức tổ chức triển khai nguồn lực TTNB

Đào tạo : Công tác giảng dạy về TTNB cho đội ngũ quản trị, cán bộ chuyên trách

Quy trình : Xây dựng tiến trình, mạng lưới hệ thống TTNB chuyên nghiệp

Công nghệ : Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào TTNB của doanh nghiệp

giá thành : giá thành dành riêng cho TTNB

Đo lường : Đo lường hiệu suất cao TTNB của doanh nghiệp

Sau khi xác lập những tiêu chuẩn và mức độ, tất cả chúng ta sẽ cần tính điểm. Tùy vào số lượng câu hỏi mà tất cả chúng ta sẽ có thang điểm khác nhau .Từ đó, ta hoàn toàn có thể đo được độ trưởng thành của truyền thông nội bộ trên 5 Lever. Về tổng quan, 5 Lever trưởng thành của TTNB là :

Sơ khai : Truyền thông nội bộ vẫn còn ở mức sơ khai, chưa được chăm sóc và thực thi theo mạng lưới hệ thống chuyên nghiệp. Doanh nghiệp không có sự chú trọng và góp vốn đầu tư cho truyền thông nội bộ .

Phản ứng : Doanh nghiệp khởi đầu dành sự chăm sóc và bắt tay vào thực thi việc làm truyền thông nội bộ, tuy nhiên chỉ thực thi theo kiểu “ phản ứng ”, khi nào phát sinh nhu yếu bắt buộc phải có mới làm .

Chủ động : Doanh nghiệp nhận thức được vai trò của truyền thông nội bộ và dữ thế chủ động tiến hành, đưa ra những tiến trình, công cụ, nguồn lực, góp vốn đầu tư để truyền thông nội bộ được triển khai theo đúng xu thế .

Quản lý : Truyền thông nội bộ được nhìn nhận là một yếu tố quan trọng của doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ đã có đủ những yếu tố thiết yếu để quản lý và vận hành không thay đổi trong tổ chức triển khai. Doanh nghiệp tập trung chuyên sâu vào việc duy trì, quản trị để truyền thông nội bộ liên tục được tiến hành tốt .

Cải tiến liên tục : Truyền thông nội bộ trở thành yếu tố không hề thiếu để tạo nên sự thành công xuất sắc của tổ chức triển khai. Hệ thống quy trình tiến độ, hoạt động giải trí, kênh, nguồn lực đều được tối ưu hóa và có sự thay đổi liên tục để truyền thông nội bộ hoạt động giải trí hiệu suất cao nhất, đem lại những tác dụng tốt nhất .

Để kiểm tra mức độ trưởng thành của Truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp bạn, hãy liên hệ với chúng tôi để được thống kê giám sát không tính tiền .

Ở Blue C, chúng tôi luôn tin rằng công nghệ tiên tiến càng tăng trưởng, con người càng cần gắn bó hơn. Sứ mệnh của những người làm truyền thông nội bộ chính là giúp doanh nghiệp tăng trưởng nội lực bằng những giải pháp truyền thông nội bộ. Khi tất cả chúng ta hiểu đúng về vai trò của TTNB và tiến hành đúng cách, tất cả chúng ta sẽ tiết kiệm chi phí được nhiều ngân sách và góp thêm phần làm ra sự tăng trưởng bền vững và kiên cố của doanh nghiệp .

Bài đọc thêm:

————

Xem thêm: 6 mục tiêu phổ biến trong các chiến dịch tiếp thị truyền thông xã hội

Về Blue C: Blue C là thành viên của tập đoàn MVV Group. Blue C đã thực thi các dự án tư vấn cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn với quy mô hàng nghìn nhân viên như Vietnam Airlines, Viettel, TNG, EMS…, giúp các doanh nghiệp gia tăng nội lực thông qua các giải pháp tư vấn, đào tạo văn hoá doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và trải nghiệm nhân viên.

Liên hệ ngay với BLUE C để được tư vấn những giải pháp chiến lược cho doanh nghiệp của bạn :