Hướng dẫn xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng Excel

Xử lý dữ liệu từ máy chấm công là việc làm vô cùng quan trọng để tính công, tính lương cho nhân viên. Sau khi có dữ liệu truyền từ máy chấm công về máy tính, nhân sự sẽ phải trải qua bước này. Nếu bạn đang loay hoay với những con số thì hãy theo dõi bài viết dưới đây nhé!

1. Nguyên tắc giải quyết và xử lý dữ liệu từ máy chấm công

Mục đích của việc giải quyết và xử lý dữ liệu từ máy chấm công là dùng những dữ liệu chấm công của nhân viên cấp dưới đã được xuất ra file Excel để tính ra số công thao tác của nhân viên cấp dưới đó trong tháng. Dùng số công đó để tính đúng chuẩn lương cho nhân viên cấp dưới .

Các thông số cần thiết để tính công là: “Mã nhân viên”, “số ngày làm việc trong tháng”, “Giờ vào”, “Giờ về”

Bạn đang đọc: Hướng dẫn xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng Excel

Mỗi thông số kỹ thuật sẽ là một tiêu chuẩn để nhìn nhận nhân viên cấp dưới đó, nhân sự sẽ phải gán thông tin đúng chuẩn để cho ra thông số kỹ thuật ở đầu cuối .

• Mã Nhân viên : Các nhân viên cấp dưới được sắp xếp theo hàng dọc, mã nhân viên cấp dưới đánh liên tục theo dòng, không được để dòng trống
• Số ngày thao tác trong tháng : Ngày tháng phải khớp với thứ trong tuần, phân biệt ngày nghỉ lễ, nghỉ bù
• Giờ vào, giờ về : Được xác lập bằng thời hạn máy chấm công ghi lại hàng ngày. Mỗi ngày sẽ có một lần chấm vào và một lần chấm về được tính là hợp lệ .

Để đo lường và thống kê được số công chính xác, nhân sự phải chuẩn chỉnh những tiêu chuẩn trên. Đây chính là nguyên tắc khi giải quyết và xử lý dữ liệu của máy chấm công .

2. Cách dùng ứng dụng excel giải quyết và xử lý dữ liệu từ máy chấm công

Các bước giải quyết và xử lý dữ liệu từ máy chấm công bằng excel như sau :

Bước 1 : Xuất dữ liệu từ máy chấm công ra excel

Đây là bước rất quan trọng, yên cầu sự đúng chuẩn tối ưu. Sau khi xuất thành công xuất sắc, bạn cần kiểm tra lại xem đã rất đầy đủ thông tin và dữ liệu theo nguyên tắc giải quyết và xử lý dữ liệu chưa .
Nếu những hàng, cột, những thông số kỹ thuật không khớp, những bạn thực thi chỉnh sửa để có được bảng dữ liệu hoàn hảo nhất .

Bước 2 : Cấu trúc lại bảng dữ liệu excel

Cấu trúc bảng dữ liệu để theo dõi những thông số kỹ thuật được thuận tiện nhất. Cách cấu trúc như sau :

• Phần thứ, ngày tháng : Đặt ở cột ngoài để tiện việc đổi khác
• Ngày thao tác thực tiễn trong tháng : Đối với công ty tính lương từ ngày 25 tháng này đến 25 tháng sau đó, bạn dùng hàm Date. Đánh dấu ngày khởi đầu là 26 tháng trước đó. Riêng 2 ngày cuối cũng cho sang tháng tiếp theo ( so với tháng 2 ) nên sẽ bỏ trống những ngày tính sang tháng sau. Tức là ngày 27 tháng này trở đi là đã tính sang tháng sau của bảng tính công .
• Phần mã nhân viên cấp dưới : Mỗi mã là 1 dòng, lần lượt, không bỏ trống dòng nào .
• Thứ trong tuần : Dùng hàm Choose và Weekday để xác lập thứ ngày. Bạn hoàn toàn có thể. tô màu để phân biệt ngày thường và ngày nghỉ
• Giờ vào, giờ ra : Có thể quy ước cột số 1 là giờ vào, cột số 2 là giờ ra. đủ 2 cột được tính là 1 ngày

Bước 3 : Lọc và lấy dữ liệu

Tại bảng Excel cuối cùng, bạn dùng chức năng Data/Filter để lọc bỏ dòng trống của mã nhân viên.Sau đó, dùng chức năng Paste Special/Value để dán dữ liệu bỏ qua dòng trống.

Xem thêm: Lịch sử Internet – Wikipedia tiếng Việt

Bước 4 : Tính giờ công trong ngày

Bạn tạo thêm 1 cột, trong đó mỗi ngày chỉ tương ứng 1 cột ( bảo vệ thứ và ngày khớp nhau ). Mục đích của cột này là để tính số giờ thao tác theo từng ngày .
Công thức tính giờ thao tác trong ngày = Giờ về – Giờ vào .
Giờ về tính bằng tổng số phút quy ước tại thời gian chấm công về = Số giờ * 60 + Số phút ) / 60 .
Giờ vào tính bằng tổng số phút quy ước tại thời gian chấm công vào = Số giờ * 60 + Số phút ) / 60 .
* Lưu ý :
Có thể tác dụng sẽ ra số âm trong trường hợp nhân viên cấp dưới quên chấm công vào, chỉ chấm công về .

Bước 5 : Xác định hiệu quả chấm công

Ngày công đủ khi phép trừ cho ra tác dụng > = 8 .
Nếu quên chấm công thì mặc định hiệu quả bằng 0 .
Tổng số ngày công tính bằng số ngày chấm đủ công + ngày quên chấm công. Vì theo lao lý công ty, quên chấm công hoàn toàn có thể vẫn được tính là 1 ngày công hoặc nửa ngày công .
Số ngày nghỉ tính bằng tổng số ngày trừ ngày có công, trừ số ngày nghỉ theo lao lý ( thứ 7, chủ nhật ) .
Đi muộn : Căn cứ vào giờ chấm công vào, so sánh với lao lý giờ vào của công ty .
Sau khi có công thức tính đi muộn, bạn hoàn toàn có thể kéo xuống vận dụng so với những nhân viên cấp dưới khác .
Kết quả ở đầu cuối là số ngày được tính công cho nhân viên cấp dưới .

Xem thêm: 5 Giai đoạn vàng phát triển trí não của trẻ mẹ đừng bỏ lỡ

3. Tối ưu sau khi giải quyết và xử lý dữ liệu từ máy chấm công

Đối với bước tối ưu sau khi giải quyết và xử lý dữ liệu từ máy chấm công, bạn nên sử dụng VBA để lưu thông tin đã giải quyết và xử lý và tác dụng tính được sang 1 Sheet copy. Bảng giải quyết và xử lý này sẽ dùng để vận dụng tiếp cho những tháng sau mà không tác động ảnh hưởng tới hiệu quả tháng trước .
Sử dụng VBA để ẩn / hiện những vùng : Những dữ liệu cần để hiện là dữ liệu chấm công theo giờ, dữ liệu xử lý tính công thao tác. Khi cần thông tin nào thì ta hiện bảng đó ra. Bởi tiềm năng sau cuối bạn cần chỉ là hiệu quả tính công .

Xử lý dữ liệu từ máy chấm công thực ra là bước cực kỳ quan trọng. Có thể bạn sẽ gặp trục trặc trong bước này. Tuy nhiên, Quốc Thiên luôn sẵn lòng tương hỗ bạn 24/7. Vui lòng liên hệ với chúng tôi khi có nhu yếu sử dụng máy chấm công hoặc setup, thay thế sửa chữa máy .

Source: https://thomaygiat.com
Category : Kỹ Thuật Số