Hướng dẫn tổng hợp cách nhập dữ liệu vào Excel – Excel Cơ Bản

Để khởi đầu thao tác trên Excel thì việc tiên phong bạn cần làm là … nhập dữ liệu vào Excel đã, đúng không nào ? Trong khoanh vùng phạm vi bài viết này Excelcoban sẽ tổng quát lại tổng thể những kỹ năng và kiến thức cơ bản về cách nhập dữ liệu trong bảng tính Excel cũng như những loại dữ liệu cơ bản mà người dùng nên nắm rõ .

Các loại dữ liệu cơ bản trong Excel

Về cơ bản, 1 ô bất kể của Excel được cho phép người dùng nhập 4 loại dữ liệu gồm có :

Dữ liệu dạng số (numeric), bao gồm cả số và định dạng ngày tháng, thời gian

Dữ liệu dạng văn bản (text), bao gồm cả văn bản ở dạng Note, comment

Dữ liệu dạng công thức (formula)

Và thông báo lỗi

Ngoại trừ những dữ liệu kể trên, 1 bảng tính Excel cũng được cho phép người dùng nhập những loại thông tin khác như biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, nút bấm và những loại khác. Tuy nhiên những thông tin này được quản trị bởi 1 layer khác của Excel chứ không phải là dữ liệu quản trị theo ô ( cell ) của Excel .

Các loại mode khi nhập dữ liệu trong Excel

Có 2 cách để nhập dữ liệu vào Excel:

Bạn đang đọc: Hướng dẫn tổng hợp cách nhập dữ liệu vào Excel – Excel Cơ Bản

Nhập bằng tay (manual): là phương án nhập dữ liệu chủ yếu sẽ được bàn trong bài viết này.

Nhập từ các nguồn ở ngoài bảng tính hiện hữu bằng cách sử dụng Get Data

Khi nhập dữ liệu bằng tay vào bất kể 1 ô nào, nếu chú ý bạn sẽ thấy cách Excel quản trị mode nhập dữ liệu bằng cách xem góc bên trái dưới cùng màn hình hiển thị. Excel có 3 mode nhập dữ liệu là :

Ready: khi người dùng bấm vào ô (activate cell) nhưng chưa gõ

Ready mode nhập dữ liệu vào Excel

Enter: khi người bắt đầu gõ (nhập dữ liệu) vào ô

Edit: mode cho phép người dùng chỉnh sửa dữ liệu trong ô bằng cách được phép di chuyển bằng các phím mũi tên trong phạm vi 1 ô

Khi bạn nhập dữ liệu bằng tay trong 1 ô mà chẳng may viết sai chính tả hoặc nhập sai số, bạn sẽ thấy việc quay lại để sửa đoạn văn bản đó không hề thuận tiện, đặc biệt quan trọng là nếu ô đó đang chứa 1 đoạn văn bản dài. Cách thường làm nhất là bạn sẽ phải dùng chuột, điều hướng tới đoạn văn bản cần sửa trong ô đó, click và sửa .
Có 1 mẹo khác để chỉnh sửa dữ liệu đang nhập nhanh hơn đó là bạn hoàn toàn có thể sử dụng phím tắt F2 để đổi từ chính sách Enter sang Edit. Ở chính sách Edit bạn hoàn toàn có thể sử dụng những phím mũi tên bên trong 1 ô. Việc này sẽ giúp những bạn chỉnh sửa dữ liệu đang nhập 1 cách nhanh gọn hơn và hạn chế dùng chuột .

Nhập dữ liệu vào Excel

Nhập dữ liệu dạng số

Để nhập dữ liệu số vào Excel, người dùng đơn thuần là chỉ cần chọn và click chuột vào ô cần nhập dữ liệu, gõ dữ liệu vào sau đó ấn Enter để nhập .
Mẹo hay : sau khi nhập dữ liệu vào 1 ô, bạn hoàn toàn có thể dùng những phím sau để quy trình nhập liệu nhanh hơn :

Nhấn phím Enter để xuống dòng ô tiếp theo

Nhấn phím Tab để nhảy sang ô tiếp theo bên phải

Sử dụng các phím mũi tên để điều hướng sang ô tiếp theo bên trái, phải, trên dưới

Nhập dữ liệu dạng văn bản

Tương tự như nhập liệu dạng số .

Nhập dữ liệu dạng Ngày tháng, thời gian

Nhập dữ liệu ngày tháng thời hạn cũng là 1 chủ đề lớn trong Excel. Trong khoanh vùng phạm vi bài viết này Excelcoban sẽ chỉ tập trung chuyên sâu hướng dẫn những bạn cách nhập liệu ngày tháng đơn thuần nhất. Khi nhập liệu bằng tay dữ liệu ngày tháng những bạn cần chú ý quan tâm thứ tự sau để Excel ghi nhận dữ liệu nhập 1 cách đúng mực :
Thứ tự : Tháng Ngày Năm Thời gian
Ví dụ, bạn muốn nhập ngày 05, tháng 08, năm 2022, thời hạn là 12 : 00 trưa thì bạn phải gõ “ Aug 5, 2022 12 : 00 ” vào ô cần nhập .
Còn nếu bạn không muốn sử dụng tiếng Anh thì cú pháp nhập ngày tháng phải có dấu “ / ” .
Ở ví dụ trên bạn phải gõ đoạn ký tự sau vào ô

08/05/2022 “dấu cách” 12:00

Xem thêm: Lịch sử Internet – Wikipedia tiếng Việt

Nhập dữ liệu dạng công thức

Công thức chính là linh hồn của Excel, là điểm độc lạ khiến Excel là … Excel của giới văn phòng. Công thức được cho phép người dùng thao tác và giải quyết và xử lý dữ liệu để đưa ra thông tin. Khi bạn nhập cú pháp công thức vào 1 ô, tác dụng của công thức đó sẽ hiển thị sau khi bạn ấn Enter, nếu công thức đó đúng. Nếu công thức không đúng vì 1 nguyên do nào đó, tác dụng hiển thị trong ô đó sẽ là Thông báo lỗi .
Cú pháp công thức người dùng hoàn toàn có thể nhìn thấy trong thanh Formula bar ở ngay dưới Ribbon trong giao diện Excel .
Ví dụ dữ liệu dạng công thức trong Excel.
Mẹo hay : cách xem cú pháp công thức nhanh của 1 bảng tínhtrong Excel
Bấm tổng hợp phím tắt Ctrl + ~ ( Windows ) hoặc Command + ~ ( macOS )
Xem công thức trong bảng tính nhanh bằng phím tắt
Khi muốn phục sinh nguyên trạng của bảng tính bạn chỉ cần ấn tổng hợp phím trên lại 1 lần là xong .

Chỉnh sửa, xóa, thay thế dữ liệu trong Ô

Sau khi nhập liệu, người dùng hoàn toàn có thể quay lại ô đã giải quyết và xử lý để chỉnh sửa, sửa chữa thay thế hoặc xóa dữ liệu trong đó đi .

Xóa dữ liệu trong 1 ô: cách đơn giản nhất để xóa dữ liệu trong 1 ô là bạn click chuột hoặc sử dụng các phím arrow để tới ô đó, gõ phím Delete là xong. Nếu bạn muốn xóa dữ liệu trong 1 vùng thì cũng sử dụng phương pháp tương tự, đó là dùng chuột chọn 1 vùng (giữ chuột trái và kéo tới hết vùng bạn muốn chọn), sau đó ấn phím Delete để xóa dữ liệu.

Mẹo hay: nếu các bạn muốn tua lại các hành động của mình trong Excel, hãy sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Z (Windows) hoặc Command + Z (macOS). Ví dụ bạn lỡ xóa sai 1 ô và muốn tua lại hành động đó, ấn Ctrl Z.

trái lại, nếu những bạn muốn tua đi thì sử dụng tổng hợp phím Ctrl + Y ( Windows ) hoặc Command + Y ( macOS )

Thay thế dữ liệu trong 1 ô:

Để sửa chữa thay thế dữ liệu trong 1 ô, đơn thuần là chọn ô đó và nhập liệu lại như 1 ô mới. Ngoài ra bạn hoàn toàn có thể sao chép dữ liệu của 1 ô khác về ô cần nhập liệu bằng cách :

Chọn ô cần sao chép và ấn tổ hợp phím Ctrl + C (Windows) hoặc Command + C (macOS)

Tới ô cần dán dữ liệu sao chép và ấn tổ hợp phím Ctrl + V (Windows) hoặc Command + V (macOS)

Chỉnh sửa dữ liệu trong 1 ô:

Khi bạn muốn chỉnh sửa dữ liệu trong 1 ô, có 3 cách :

Bấm 2 lần chuột trái vào ô cần chỉnh sửa sau đó chỉnh sửa bình thường

Ấn F2 để về Edit mode sau đó chỉnh sửa bình thường

Chọn ô cần sửa, sau đó di chuột lên thanh nhập công thức ở góc trên cùng dưới thanh Ribbon để chỉnh sửa bình thường.

Hướng dẫn sử dụng chức năng Auto Fill (tự động điền dữ liệu)

Trong nhập liệu Excel có 1 tính năng giúp bạn hạn chế phải nhập dữ liệu bằng tay 1 cách lập đi lập lại quá nhiều .

Ví dụ bạn cần đánh số thứ tự các dòng từ 1 tới 100. Thực ra có rất nhiều cách bên cạnh việc phải tự gõ từ 1 tới 100. Nhưng trong phạm vi bài viết này Excelcoban sẽ hướng dẫn các bạn 2 cách làm nhanh và dễ nhất như sau:

Xem thêm: 5 Giai đoạn vàng phát triển trí não của trẻ mẹ đừng bỏ lỡ

Cách 1: gõ 1 và 2 vào 2 dòng đầu. Dùng chuột chọn 2 ô vừa nhập liệu. Rê chuột vào góc phải dưới của vùng, bạn sẽ thấy chuột đổi sang ký tự dấu +, kéo chuột tới khi đạt tới 100

Đánh số thứ tự theo chuỗi liên tiếp bằng cách kéo thả chuột.

Cách 2: Sử dụng Auto Fill > Fill Series. Gõ 1 vào ô hàng số 1. Truy cập Home > Editing > Fill > chọn Series > chọn Series in Column > Step value = 1 và Stop value = 100

Đánh số thứ tự theo chuỗi bằng Auto Fill trong Excel

Nhập dữ liệu vào Excel bằng Get Data

Như đã nói ở trên, ngoài cách nhập dữ liệu bằng tay, với Excel bạn cũng hoàn toàn có thể nhập liệu từ nguồn ngoại vi trực tiếp vào bảng tính Excel bằng công cụ Get Data .
Nhập dữ liệu ngoại vi bằng Get Data trong Excel.
Với Get Data, bạn hoàn toàn có thể nhập dữ liệu từ những nguồn như :